Avec l'application des technologies de l'information telles qu'Internet, le Big Data, le cloud computing et les liens en bloc, ainsi que le développement rapide du commerce électronique, l'informatisation et l'électronique sont devenues les principales tendances de l'évolution de notre époque. La mise en œuvre des fichiers comptables électroniques a considérablement amélioré le niveau de gestion de l'information et augmenté le taux d'utilisation et de partage des informations des fichiers. Par conséquent, la manière de promouvoir le processus des fichiers comptables électroniques et d'innover continuellement dans les méthodes de gestion est devenue particulièrement importante.
1. Concept et contexte
La numérisation des fichiers comptables fait référence aux documents professionnels comptables tels que les pièces comptables, les livres comptables et les états financiers qui sont générés, transmis et conservés sous forme électronique. Il s'agit d'un matériel et d'une preuve historiques importants qui enregistrent et reflètent les activités économiques des entreprises et des institutions. C'est une archive économique importante de l'unité et une base importante pour l'examen des activités économiques passées des entreprises et des institutions. C'est également une partie importante des archives nationales. L'utilisation des données comptables électroniques étant étroitement liée au système logiciel de comptabilité, elle n'est pas aussi intuitive que les fichiers comptables papier et doit être utilisée dans un système d'exploitation informatique spécifique. Fichiers comptables électroniques générés par différents logiciels financiers ou différentes versions de ceux-ci. Les logiciels ont des caractéristiques et un format différents, par conséquent, les logiciels financiers et les informations associées doivent être gérés comme des fichiers comptables .
En 2014, la Commission nationale du développement et de la réforme, en collaboration avec le Ministère des finances, l'Administration d'État des impôts et l'Administration des archives d'État, a lancé un projet pilote sur la gestion électronique des fichiers comptables et la gestion de l'archivage électronique des factures dans trois entreprises: China Telecom, China Unicom et PICC, et ont obtenu des résultats progressifs.
En décembre 2015, le ministère des Finances et des Archives de l'État a publié les nouvelles « Mesures de gestion des archives comptables » (arrêté n° 79 du ministère des Finances et des Archives de l'État) , qui sont entrées en vigueur le 1er janvier 2016. Les nouvelles « Mesures pour la gestion des dossiers comptables » précisent que l'acquisition, le remboursement, la comptabilité, l'archivage et le stockage des dossiers comptables peuvent tous être gérés électroniquement. Le lancement des nouvelles « Mesures administratives » affirme l'efficacité juridique des fichiers comptables électroniques . Cela favorisera grandement la transmission en réseau et l'application en ligne des fichiers comptables électroniques, et la gestion électronique des fichiers comptables des entreprises est impérative.
2. Etat actuel des fichiers comptables électroniques
Même si l'informatisation des fichiers comptables a été légalisée et popularisée, elle n'existe pas depuis longtemps et de nombreuses entreprises manquent d'expérience en matière de gestion électronique des fichiers comptables pour des raisons qui leur sont propres. et perpétuer le phénomène antérieur d'archivage papier des dossiers comptables.
La complexité de l'environnement technique dans la gestion électronique des fichiers comptables, le retard dans la construction du système, l'instabilité de l'environnement logiciel et matériel, les problèmes dans la gestion électronique des fichiers comptables sont nombreux, les principales manifestations sont les suivantes : ① Accès peu pratique aux fichiers comptables ; ② La sécurité existe. Dangers cachés ; ③ L'authenticité est confrontée à des défis ; ④ L'intégrité électronique des fichiers comptables est insuffisante. Les deux maillons des pièces originales et de la gestion des fichiers comptables sont encore dans un état semi-papier et semi-électronique ; ⑤ Il y a des problèmes dans l'utilisation des informations comptables ; ⑥ La construction du système est urgente ; ⑦ La qualité des besoins en personnel de gestion des fichiers être amélioré.
3. L’importance des fichiers comptables électroniques
Les fichiers comptables électroniques présentent les caractéristiques d' extensibilité, d'unité, de diversité, de numérisation, de virtualisation et d'électronique . L'informatisation des fichiers comptables peut réduire les coûts de gestion, réduire le gaspillage des ressources, améliorer l'efficacité de la gestion financière, réduire l'intensité de travail du personnel financier et également permettre le partage d'informations.
1. Aide à réduire les coûts de gestion, à réduire le gaspillage des ressources et à améliorer l'efficacité de la gestion financière
Par exemple, la succursale de China Telecom à Guangdong économise chaque année plus de 3 millions de yuans en papier et en fournitures d'impression, économise environ 4 millions de mètres carrés d'espace d'entrepôt chaque année et permet à la succursale de Guangdong d'économiser 10 millions de yuans en coûts chaque année. La numérisation des fichiers comptables permettra d'économiser beaucoup de papier et de consommation de bureau, de réduire le fardeau des coûts, d'aider notamment le personnel financier à se retirer du travail trivial de gestion de fichiers, de se concentrer sur le travail de comptabilité et de gestion financière et d'améliorer son efficacité.
2. Requête et partage de données pratiques
Des pièces comptables aux pièces originales, en passant par les livres comptables et enfin les rapports financiers, l'ensemble du processus de comptabilité financière est intégré, les informations du fichier décentralisé d'origine sont retraitées et une structure de base de données est établie afin que les informations requises puissent être directement lues. Dans le même temps, les restrictions géographiques pour la vérification des fichiers sont levées et la recherche d'informations s'effectue via la méthode « Internet + ». Avec une autorisation raisonnable, les gestionnaires ou superviseurs des fichiers comptables peuvent examiner de manière flexible et pratique les fichiers comptables électroniques archivés sur un équipement informatique.
3. Simplifier et uniformiser le processus d’établissement et d’archivage des fichiers comptables
Grâce aux fonctions de synthèse, d'interrogation et d'exportation de données comptables telles que des pièces justificatives ou des rapports via divers systèmes comptables tels que l'ERP, il peut réaliser l'application de la technologie de collecte électronique pour la plupart des pièces justificatives originales papier via des équipements de collecte d'images tels que des scanners. Une grande quantité de données comptables qui devaient auparavant être compilées ou imprimées manuellement peuvent désormais être générées directement dans divers systèmes comptables et enregistrées sous forme électronique, ce qui rend le processus de création et d'archivage des fichiers comptables électroniques plus simple et plus efficace.
4. Propice au développement du big data financier
Les nouvelles "Mesures administratives" incluent les fichiers comptables électroniques dans le cadre des fichiers comptables, ce qui favorisera le développement en profondeur et l'utilisation efficace des données comptables électroniques. Elles peuvent fournir plus de dimensions et plus d'informations sur les valeurs de référence pour la prise de décision et la gestion du gouvernement. , et peut également fournir des informations pour le développement des entreprises.Insuffler un nouvel élan. Grâce à l'analyse et au traitement du Big Data, les entreprises peuvent mieux comprendre de nouvelles opportunités commerciales, optimiser leurs décisions, etc.
5. Propice à la supervision et à l'inspection comptables
Les fichiers électroniques de comptabilité des factures faciliteront grandement la supervision et l'inspection du travail comptable, fourniront des informations complètes et précises pour un renforcement multi-niveaux et complet de la gestion comptable, réaliseront une « supervision de révision » et une « supervision en temps réel », améliorant ainsi la rapidité. de surveillance post-événement. , prévenir efficacement les risques comptables. Dans le même temps, toutes les informations comptables sont transmises via des images électroniques et, combinées aux paramètres d'autorisation du système, elles peuvent efficacement empêcher les gestionnaires et opérateurs concernés d'apporter des modifications manuelles aux informations comptables, renforcer les processus de travail financier et garantir l'intégrité et le sérieux des informations comptables. système d’organisation comptable.
4. Principes à respecter dans la gestion électronique des fichiers comptables
1. Sécurité : La tâche principale de la gestion des fichiers comptables est d'assurer la sécurité des fichiers comptables. Les fichiers papier doivent être renforcés en termes d'antivol, de prévention des incendies, d'étanchéité à l'humidité, à l'épreuve de la souris, etc. ; les fichiers électroniques doivent être plus prudent en termes de prévention des virus, de stockage sur supports de stockage, etc. Contrôler strictement les risques et assurer la sécurité dans des aspects tels que la sécurité du réseau.
2. Confidentialité : La fuite des informations des dossiers comptables entraînera d'énormes risques économiques potentiels pour l'entreprise et pourrait entraîner des pertes incommensurables, améliorant ainsi la qualité professionnelle du personnel et renforçant le travail de confidentialité dans de nombreux aspects tels que la protection civile, la défense technique et la défense physique. .
3. Normalisation : Le stockage et la gestion des dossiers comptables doivent garantir leur sérieux et leur standardisation, et doivent être conformes à la réglementation de la direction financière.
4. Fiabilité : La gestion de la confidentialité des fichiers comptables doit garantir leur authenticité et leur fiabilité, en particulier les fichiers électroniques. Le cryptage et la sauvegarde doivent être effectués en temps opportun, et les autorisations d'accès et de modification correspondantes doivent être définies pour empêcher que les données clés et les informations de base ne soient volées. altéré.
5. Compatibilité : La gestion des dossiers comptables doit également être ouverte et inclusive : elle doit non seulement conserver l'existence nécessaire des dossiers papier traditionnels, mais aussi développer sélectivement les fichiers électroniques et les bases de données d'informations, voire même les textes numériques et les fichiers virtuels. dans les archives de développement futur, de technologie de visualisation de simulation, etc.
6. Intelligence : Premièrement, la gestion de l'entreposage des fichiers comptables est rendue intelligente et des technologies avancées telles que des supports de stockage de données intelligents, une numérisation rapide et un archivage et un stockage automatiques des données sont vigoureusement utilisées pour obtenir une valeur pratique dans le travail de bureau quotidien. Le deuxième est de réaliser une vérification et un emprunt intelligents des fichiers comptables.Avec l'aide de la technologie Internet et de la technologie moderne de transmission électronique, il peut réaliser les fonctions de partage de ressources internes et de requêtes externes au sein des autorités autorisées.
5. Contre-mesures et suggestions pour la gestion électronique des fichiers comptables
1. Améliorer le système de gestion des fichiers comptables
Les entreprises doivent partir de leur propre réalité, analyser les problèmes existants dans la gestion des archives de l'entreprise, formuler des plans de mise en œuvre détaillés, établir et intégrer le système de gestion des archives comptables de l'entreprise et former une solution complète. Si nécessaire, vous pouvez visiter les unités concernées pour étudier et tirer des enseignements d'une expérience avancée en gestion. Outre le périmètre de collecte et d'archivage des fichiers comptables prévu dans les « Mesures de gestion des fichiers comptables », les fichiers comptables générés par l'unité seront réglementés. L'accent devrait être mis sur l'amélioration du système d'archivage des fichiers comptables basé sur l'information, du système de conservation, du système d'emprunt et du système d'utilisation des services ; l'amélioration du mécanisme d'évaluation avec des récompenses et des sanctions claires ; et la clarification de l'ensemble complet de la documentation et des logiciels pour le développement et utilisation de systèmes comptables informatisés.
2. Renforcer l'attention du leadership et renforcer le leadership organisationnel
L’attention des dirigeants est un prérequis important et une clé pour faire un bon travail de gestion des dossiers comptables d’entreprise. Les dirigeants à tous les niveaux devraient accroître les investissements en ressources humaines, financières et matérielles pour rendre la gestion des dossiers comptables institutionnelle, scientifique et routinière. Établir et mettre en œuvre le système de responsabilité en matière de gestion des dossiers comptables à tous les niveaux et clarifier les responsabilités afin que la collecte, l'archivage et le stockage des dossiers comptables puissent être mis en œuvre.
3. Faites attention à cultiver des talents composés
La numérisation des dossiers comptables nécessite que les gestionnaires de documents financiers possèdent de nouvelles connaissances et compétences en matière de gestion : ils doivent comprendre non seulement l'expertise comptable correspondante, mais aussi l'expertise en matière d'archives et l'utilisation de divers systèmes logiciels de gestion modernes. Avec le développement rapide des technologies de l’information et l’amélioration continue des moyens scientifiques et technologiques, la facturation en temps opportun est une tâche indispensable pour les gestionnaires d’archives. Les entreprises peuvent adopter une approche à plusieurs volets pour former un personnel qualifié en matière de gestion des dossiers comptables par le biais d'une formation annuelle par rotation, d'une formation continue, d'une formation commerciale et d'une communication régulière avec d'autres entreprises.
4. Renforcer la construction d'infrastructures de réseau d'information sur les fichiers comptables
Établir un système d'information sur les archives sûr et efficace, renforcer la construction d'installations matérielles, équiper rapidement les ordinateurs, les scanners, les équipements Internet et autres équipements modernes nécessaires à la gestion moderne des archives, intégrer de manière organique le système financier avec l'emplacement de stockage des archives et utiliser la comptabilité plus efficacement. et rapidement des fichiers électroniques. Par exemple, une entreprise choisit un logiciel informatisé doté de fonctions auxiliaires pour la gestion des fichiers et met en place un système d'information sur les fichiers comptables afin que les utilisateurs puissent consulter et utiliser les fichiers sans quitter leur domicile.
5. Construction du système de sécurité
(1) Utilisation sûre des fichiers
① Établissez un niveau de sécurité pour tous les fichiers comptables et définissez les autorisations correspondantes. Les entreprises peuvent établir trois à cinq niveaux de confidentialité pour les fichiers comptables électroniques, en stipulant que le personnel concerné ne peut utiliser que le niveau d'autorité correspondant à son identité. Lors de la définition des autorisations, si vous souhaitez contrôler les autorisations de modification de l'utilisateur (pour éviter toute falsification), le système peut automatiquement convertir divers fichiers de comptabilité électronique en fichiers SWF lorsque l'utilisateur les ouvre pour examen. Ce paramètre permet à l'utilisateur uniquement de parcourir mais pas de modifier. • Fichiers comptables électroniques. De plus, une vérification inviolable doit être définie pour les fichiers sources externes, et les codes de contrôle doivent être vérifiés et modifiés régulièrement pour garantir la sécurité des fichiers sources.
② Assurer la sécurité des données archivées depuis la source. Les entreprises peuvent utiliser la technologie électronique d'image (telle que la technologie d'application ORC) pour numériser et vérifier les pièces justificatives pertinentes obtenues en externe, et effectuer une gestion multicouche pour garantir l'authenticité des fichiers électroniques comptables archivés à la source.
③ Assurer la validité à long terme des fichiers électroniques comptables.
(2)Sécurité du système informatique
① Assurer la sécurité du matériel informatique et la gestion des sauvegardes. Par exemple, les technologies actuellement populaires de sécurité et de confidentialité des systèmes informatiques, telles que les deux appareils chauds, l'équilibrage de charge, les listes de contrôle de sécurité, le stockage redondant et la sauvegarde combinée des données, peuvent être utilisées pour garantir la sécurité du système.
② Assurer la sécurité commerciale et la sécurité des applications du système. En termes de sécurité commerciale, le système doit établir des normes de contrôle complètes. Chaque processus commercial doit être soigneusement planifié et confirmé dans le système. Certains endroits irréversibles doivent être strictement contrôlés. En termes de sécurité des applications, les entreprises peuvent se référer aux idées de conception des systèmes ERP pour unifier la gestion des utilisateurs, la gestion de l'authentification et d'autres autorisations. En termes de connexion, elles peuvent également réaliser une authentification unique unifiée en temps réel pour garantir des opérations standardisées des utilisateurs autorisés. utilisateurs.
(3) Sécurité des informations intranet
Les entreprises doivent établir un solide système de gestion de la sécurité de l'information sur l'intranet et un système technique afin de jeter une bonne base de sécurité de l'information pour le travail électronique des fichiers comptables et de fournir une base solide de sécurité de l'information réseau pour le travail électronique des fichiers comptables.
L'informatisation des fichiers comptables est la tendance future de la gestion des fichiers comptables. Elle réalise des fonctions telles que la mise à jour en temps réel des informations des fichiers comptables, l'interrogation en temps réel et le partage d'informations. Elle répond aux besoins d'informatisation des entreprises et de gestion raffinée dans le cadre du nouveau forme et fournit à l'entreprise des informations décisionnelles multidimensionnelles qui entraîneront un changement et une amélioration de la gestion de l'entreprise et du travail financier.
La plate-forme intelligente de gestion électronique des fichiers comptables iBox est le nouveau produit phare de Yunchu. Elle combine les décennies d'expérience de Yunchu dans le domaine financier avec des outils RPA à haute efficacité et à faible tolérance aux pannes pour aider les entreprises à améliorer l'efficacité de la gestion des données comptables et à les aider à numériser. .transformation.
iBox propose aux utilisateurs deux méthodes de collecte d'informations et de données : la manipulation du robot RPA ou l'utilisation de l'interface API . Les métadonnées et les fichiers sources de divers systèmes OA, systèmes ERP et systèmes financiers peuvent être directement collectés sur le terminal de gestion des fichiers comptables iBox, et des associations peuvent être établies pour garantir l'authenticité et la sécurité des données . Lors de l'archivage des données comptables, les robots RPA et iBox comparent automatiquement les fichiers sources et les fichiers collectés, les données sources et les données collectées, et génèrent des rapports de détection de quatre propriétés pour garantir l'authenticité, l'exhaustivité, la convivialité et la fiabilité des fichiers comptables électroniques.
Authenticité : iBox offre une variété de fonctions de vérification des factures, y compris les factures électroniques générales avec TVA et les factures électroniques spéciales avec TVA. Le bon électronique peut garantir de manière fiable que le contenu du bon reste intact et n'a pas été modifié depuis sa création. Correctement exprimé les affaires, activités ou faits qu’il reflète.
Complétude : comparer les fichiers électroniques des pièces comptables archivées avec les composants requis des fichiers électroniques dans le système financier d'origine. Tous les fichiers électroniques des pièces comptables qui ne disposent pas des composants requis sont des fichiers électroniques incomplets ; collecter les fichiers électroniques des pièces comptables. Les métadonnées sont comparées. avec les éléments de définition des métadonnées. Si des éléments de métadonnées requis sont manquants, les métadonnées doivent être considérées comme incomplètes.
Disponibilité : Détecter si les données du contenu du bon électronique peuvent être ouvertes et parcourues normalement, et si le format des données du contenu répond aux exigences d'archivage. Les éléments de détection comprennent la détection du format des données du contenu et la détection de la lisibilité des données du contenu ; la détection de l'environnement logiciel et matériel enregistré dans les métadonnées d'attribut électronique. Si les informations répondent aux exigences d'archivage, l'élément de test est un test de conformité de l'environnement logiciel et matériel.
Fiabilité : Les données archivées dans iBox seront stockées avec une vérification récapitulative des données MD5. Lors de la récupération des fichiers, la cohérence des données sera vérifiée pour détecter si les informations archivées sont fiables et cohérentes avec les faits au cours du processus d'archivage et de sauvegarde.