Ron的管理书(1)

题记:刚刚学习完了项目管理,希望加入自己的理解,总结一下,只有不断使用,才能掌握。

项目是什么?为什么要做项目?

pmp说项目是创造独特性产品、服务或成果的临时性工作。这样来说的话,我们生活中处处是项目,我们是否可以用项目管理的知识和技能管理我们的生活?

做项目首先要明白你的目标是什么,做项目就是为了实现我们的目标。那我们的目标是什么?

比如说我的目标是我想挣钱,这是从战略层面来说,也是大目标。然后要考虑如果实现战略目标的话,你要做什么,这就是任务,也就是项目,比如说为了挣钱(战略)这个目标,我准备开一家烤鸭店或花店,盖一栋房子等(项目),这一阶段主要做的工作是可行性分析,选择合适的项目,初步研究其是否能实现自己的战略目标。选择好项目之后,就进入了实施阶段了。

要注意项目目标和战略目标是不同的,我们要通过做一个个的项目,通过实现一个个项目目标来实现自己的战略目标,要注意项目目标要和战略目标一致,它们也是有区别的。比如说,我的战略目标是娶媳妇(战略),我现在没媳妇啊!怎么办?我发现我首先要增强我的魅力,吸引女孩的注意和青睐,通过分析我发现我要有个房子才行,我也是有钱有能力做到的,所以我决定盖个房子(项目)。盖房这个项目的目标是增强我的魅力,帮助我实现娶媳妇的战略目标,如果项目目标和战略目标不一致就要坚决停止项目建设。比如说都是盖房子,你盖的是草房,而别人盖的是小别墅,你本来可能还有些魅力的,但是姑娘四处看看,你就彻底歇菜了,那这样的项目就最好别干了。

要注意项目目标是多样性的,有高低,远近之分。以上述盖房子这个项目为例:

高(远)目标-增强自己的魅力

低(近)目标-盖好房子

大部分的人认为只要项目完成了,这个项目也就成功了,这个观点是不对的,项目完成了,是低目标完成了,很可能项目没有完成(低目标没有实现),但是这个项目也是成功的。比如说房子并没有盖好,但是姑娘觉得你聪明能干,值得依赖,可能也会倾心于你,那么这个项目也是可以说是成功的。但是也要切记,项目的成功一般是通过实现一个个小目标从而实现大目标,低目标实现了,高目标也实现了。为了实现高目标,低目标也要实现。房子也盖好了,姑娘也看上你了不是最美的吗?大部分的情况是我们要实现低目标,时刻盯着高目标,不住的调整。

有的时候我们也可以说低目标是事情(issue),高目标是项目的目标(target)。通过做事来实现目标。

如何兼顾项目的高低远近目标呢?你们就要涉及项目的具体目标是什么了。

项目管理工作就是为了实现这些目标的。

项目管理就是将知识、技能、工具与技术应用与项目活动,以满足项目的要求的这样一系列相互过了的行动和活动。

这一系列过程一般可以分为两大类:项目管理过程和产品导向过程。项目管理过程是通用的,产品导向过程各有各的不同。

项目的具体目标是什么呢?笼统的说是为了提升组织的创造价值的能力。但是做到了什么就是能够提升组织的创造价值的能力呢?究竟用什么指标来评价呢?

1产品得以实现

2组织的知识和经验得到了积累

3项目团队得到了锻炼

4建立并维护与干系人,尤其是客户的适当沟通与互动

5遵守要求并满足干系人的需求和期望

整个项目干系人的目标是不同的,作为项目经理PM(project manager)来说,他最主要的目标是让干系人满意,尤其是让关键干系人满意。

项目的独特性意味着不确定性,而不确定性意味着风险。项目管理工作就是要在不确定中找到确定性,降低不确定性,降低风险。

项目中主要有那些不确定性呢?

1做什么?干什么?

以盖房子为例。盖草房,还是盖瓦房,还是盖别墅呢?面积多大?----做什么,即需求是什么

干什么即范围,是项目团队为实现需求需要做什么。

2花多少钱来做?

3花多长时间来做?先做什么,再做什么?

....................................

PMP把项目管理过程分为十大知识领域,来处理不确定性问题。

它的基本观点是:

1要积极主动

2注重流程

3注重文档

4注重计划

它的基本思路是首先根据任务,确定目标,然后根据目标制定行动计划,并制定行动目标,再次根据行动计划执行,并检查是否达到行动目标,然后分析措施,制定方案,做出决策。在执行过程中要不住的调整行动,调整方案,调整计划,甚至是调整目标。

 按照Deming的PDCA的基本原则,我对项目管理做了如上的总结。

其中

P:做出计划和行动方案,设定行动目标

D:照着方案去做,产生工作绩效数据,即执行过程。

C2:比较行动目标和绩效数据的差距

A2:根据差距,进行分析,预测,产生工作绩效信息,做出行动决策。A2也是监控过程,主要是解决个别问题。

A1:根据分析及预测信息,产生工作绩效报告,分析行动方案,做出计划调整和改进。A2也是监控过程,主要解决系统性问题。

C1:比较项目目标和项目绩效之间的差距。

A0:根据分析及预测信息,产生工作绩效报告。A0也是监控过程,主要为目标调整提供依据。

C0:比较项目基准与项目绩效差距,为项目目标调整提供依据。

内环也称控制过程环,次外环称为管理过程环。

在整个项目管理的过程中越靠近内环的,执行越频繁,越靠近外环的,执行越稀少。定目标也相当于计划,可以看成是P0。

另外风险也是在执行过程中发现和显现的,从控制论的角度来看相当于干扰。

任何的事情,任何的一个过程都可以看成是上述图表所示的过程:准备干一件事情(issue),搜集一些资料,定一个目标,制定一个计划,执行计划,考查行动是否达到预期效果,分析原因,解决问题,问题未解决,是否计划有问题?若计划没问题?是否设定的目标有问题?这是一个不停循环往复的过程。

项目管理在10大知识领域设定了10大目标。

整合管理目标:协调管理项目各个方面工作。

                        主要是协调其他各个管理过程,变更管理等。相当于上图中的A0,A1,C0,C1

范围管理目标:做且只做所需的全部工作。

时间管理目标:按时完成所需的全部工作。

成本管理目标:在预算内完成全部工作。

质量管理目标:使项目满足预定的需求。

资源管理目标:组建团队,明确责任,团队绩效得到改进。其中团队绩效包括:

                        团队成员个人技能的改进;

                        团队能力的改进(是指团队成员能够相互配合);

                        团队核心成员离职率的减低;

                        团队凝聚力的加强(是指团队成员能公开分享信息和经验,并互相帮助)。

沟通管理目标:正确的信息在正确的时间以正确的方式传递给正确的人。

风险管理目标:提高项目中积极事件的概率和影响,降低项目中消极事件的概率和影响。

采购管理目标:选择合适的供应商以合适的价格购买合适的产品。

干系人管理目标:促进干系人合理参与项目决策和活动。

另外还要知识管理目标:做好经验教训的收集和学习。

制定目标要遵循SMART原则,即明确(special)、可测量(measurable),可实现(attainable),相关(relevent),有时间限制(time-based)。

上述的目标有的项目立项时就是具体明确的,有的是渐进明晰的。由于目标一般明确很少改动,所以项目管理的框架还可以简化如下图所示:

 项目目标之间是相互依赖和制约的,一个目标的改动可以会引起其他目标的改动,进而引起一系列的连锁反应。最关键的是引起项目管理计划工作的连锁反应,尤其是在项目工作开始之处的主要工作就是制定项目规划,项目规划工作占据了项目管理工作很大的工作量。

对一个非常明确的项目工作来说,对每一个项目管理知识领域主要工作流程如下:

0确定该知识领域的目标

1获得当前项目信息,分析当前知识领域目标的完成情况(A1)

2比较目标与完成情况的差距(C1)

3根据C1的结果,做出分析,制定行动方案和行动目标(P)

4根据行动方案和决策,执行项目管理工作(D)

5比较行动目标和行动执行的结果(C2)

6根据C2的结果,分析原因,做出预测,根据计划做出决策A2

在项目管理过程中一般轻易不要改计划或目标。

公司或个人让人信赖,其根源是其专业性,而专业性的重要体现就是流程化。简而言之,就是干什么事情都是有条不紊,你想看到的都看到了,你没有考虑到的别人也替你考虑到了。

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