文件，广义的指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。文件的范畴很广泛，电脑上运行的如杀毒、游戏等软件或程序都可以叫文件。
狭义的“文件”一般特指文书，或者叫做公文。 文件是人们在各种社会活动中产生的记录。狭义的"文件"并不能等同于”档案“，它们的主要区别在于是否具有保存价值以及是否具备原始记录的性质。如果两者都具备，则可以称之为”档案“，否则只能算作文件。虽然两者有很大的交集，但绝不能等同。
一、文件的命名规则
由于文件的范畴很广，规范命名非常重要。一般来说文件包含两个部分，文件名和文件后缀名，后缀名也就是常说的扩展名。一般后缀名是由3-4个字母组成的，比如在word上写了一篇关于文件命名格式规范的文章，那可以命名文件的文件名前面为关于文件命名格式规范相关的词语，后缀名为doc的格式。这个文件的文件名就是关于文件命名格式规范.doc。 文件的命名规则是文件名不能超过255个英文字符，汉字不能超过127个。键盘输入的英文字母、符号、空格等都可以作为文件名的字符来使用，但是，还是有几个特殊字符由系统保留不能使用的，对一般办公文件来言，规范文件、文件夹命名如下：
（1）文件命名的结构：项目命名词（或项目编号）_文件命名词_日期_V版本号.文件后缀 例如：Doc_PCPIS Proposal_20101112_V1.0.doc
（2）文件名称由四部分组成：第一部分为项目名称或编号，第二部分为文件的描述，第三部分为当前文件的日期，第四部分为文件阶段标识加文件后缀。
（3）如果是同一版本同一阶段的文件修改过两次以上，则在版本标识后面加以数字标识，每次修改数字加1； 当有多人同时提交同一份文件时，可以在版本标识的后面加入人名或缩写来区别。
二、文件夹的命名规范 1、标准的文件夹命名结构：项目命名词(或项目编号)–文件夹名–日期。
（1）首先通过建立文件夹，把文件进行整理和分类，便于查找和使用；
（2）在使用Windows的查找或者其他查询工具（如Everything）搜索的时候，会比较方便容易的查询出想要的文件；
（3）培养自己整理文件的良好习惯；
（4）可以知道文件的操作日期，这个日期可以是创建日期、修改日期。
2、为了更好的整理自己的文件，可增加了几个特殊的符号，用于标识不同状态的文件：
（1） ！（叹号）——标注重要的文件或者文件夹 ；
（2）、#（井号）——标注等待处理的文件或者文件夹 ；
（3）@（@号）——标注正在处理的文件或者文件夹对那些处理完毕的文件，应该放在合适的文件夹当中，因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用，是作为文件命名的首字应用，如此一个文件夹中，标注特殊符号的文件会排列在一块，查找和使用起来会比较方便。