在现代化社会中，大部分企业办公都是通过电脑、网络，工作中形成的文件也自然而然保存在电脑上，虽方便使用，但积累的多了会占用过多电脑内存，影响正常使用。且有些员工会借用网络的便利，使用聊天软件、U盘或网盘等方式将机密文件泄露出去，这将会给企业带来很大的麻烦，怎样预防这种现象发生呢？电脑监控软件可以帮助管理。
1.U盘使用
U盘泄密的途径最常使用，既要可以有效阻止员工使用，又能不耽误需要使用的员工正常办公。电脑监控软件可以根据岗位所需，自由设置员工的使用权限，包括读写、只读和禁用三种模式。也可设置使用白名单，白名单内的用户不受U盘、移动硬盘管控，可以正常操作。
2.管理上网行为
网络病毒入侵和网盘都有可能造成信息泄露，因此管理员工上网行为很有必要。电脑监控软件包含对员工上网行为的监控和管理，既能全面了解到整体员工的上网情况，又可以针对与工作无关的网站设置访问拦截，有效避免数据泄露。
3.聊天内容监控预警
聊天软件，如微信、QQ等，具备文件外发功能，也是信息泄露的重要途径之一。电脑监控软件可以监控到聊天内容，并可设置敏感词预警，当聊天内容中出现敏感词汇时，会自动记录并通知管理者处理。
电脑监控软件只能起到一定的辅助作用，还需要管理者加强管理力度，完善规章制度，加强员工安全意识。商业机密是企业的安身立命之本，管理者应当重视保密措施。数据安全对于中小企业来说也并不是可有可无的，相反，它应当是企业可持续发展过程中不可或缺的一部分。