职场写作(二)常见职场写作场景——周报

关于周报的讨论,有两种不同的典型心态:

第一种人,不知道怎么写。反正写完了领导也可能不认真看,我工作都干完了,没必要用周报包装工作,随
便写写交差得了。
第二种人,恨不得把自己干的每件事都得写出花来,证明自己工作很饱和,把周报整成了作文大赛。

这两种心态都不是周报真正的意义。

周报不是简单地汇报工作,而是在提高工作透明度

什么叫工作透明度?就是让同事、领导了解你的工作情况,理解你的思考方式,这样他们就能更好地跟你协作。

写好周报其实有三层价值,很多人其实没意识到:

第一层:周报的写作思路,就是你推进工作的核心思路。周报不是总结“做了什么”,而是呈现“你如何
理解工作”。领导看下属,不光看事,还在选人。
第二层:你能从日常琐事中跳出来,一周做一次复盘。这是你自我校准工作的好机会。
第三层:会写周报的人更不容易被埋没。

会写周报的人,就能管理自己在组织内的品牌,提高自己在组织里的工作透明度。

领导者、带队伍的人,就更应该提高自己的工作透明度了。周报其实还是一种特别好的管理手段。一篇周报能写清楚你对一件事的思路,能省出你对上对下的大量沟通时间。

周报=主线任务+决策思路+情报视野

一、主线任务

主线任务就是“上周干了什么”“下周准备干什么”,主线任务是用来汇报工作、对齐工作的。写好这部分,还能展现你的工作能力,但写这部分最怕的是什么?最怕记流水账。

案例:

1. 写A活动方案。

2. 参加每周例会。

3. 提升广告转化新用户的转化率。

4. 完成了一些领导临时交代的沟通工作。

5. 协助行政分发下午茶。

6. 与产品部对接产品定位。

7. ……

这份周报是不合格的。它反映出咱们写周报特别容易犯的两个问题:第一,接活思维;第二,主次不分

1.如何避免“接活思维”?

什么叫接活思维?这份周报就很典型,我只管写我干了什么,我只管把这活接住了。这会带来什么问题呢?问题是:你的周报没有目标。问题是:你的周报没有目标。比如,案例中周报里的“提升转化率”这一条,她确实干了提升转化率这件事,但是结果怎么样?转化率提升了吗?提升了多少?是怎么提升的?看的人,心里全是问号。

好的周报应该是什么思维呢?目标思维领导关心的不是“你干了什么”,而是“我布置给你的工作有没有完成”“我的目标进度怎么样”“有没有出现什么问题”“下一步你会怎么推进”从目标思维出发,该怎么写呢?

每个任务就是这三个半句起头:

第一句,我上周的目标完成情况怎么样?
第二句,基于这样的完成情况,我分析存在的原因是什么?
第三句,我下周的推进计划是什么?

 挑案例中“提升转化率”这一条来改一改:

提升广告转化新用户的转化率

1.【目标】将广告的新用户转化率提升至8%。目标为6%,超目标2%,完成任务。

2.【分析原因】调整投放品类,其中热门类目“美食”“摄影”转化提升了4%,其余类目综合提升4%。

3.【下一步行动】下周准备探索2至3个潜力新品类,测试策略有效性。

 第一句说目标:“原定的转化率目标是6%,本周我们达到了8%,超过了目标2%。”这是交代目标的完成情况。

第二句说原因分析:超出目标了,那我们做得好的地方是什么呢?原因是“我们调整了投放品类,从过去的不区分品类到现在集中在美食和摄影”,结论是,“聚焦策略性价比更高”。

第三句说下一步行动:“下周我们准备再探索两到三个有潜力的新品类,测试一下这个策略的有效性。”

这么来写,大家都知道工作推进的来龙去脉,知道她下一步的行动是靠谱的,咱们的资源有投对地方。如果思路对,当然特别加分,哪怕你思路写得不对,领导也能及时给你指出问题,你就不会走弯路。

写主线任务还有一个小技巧就是可视化。一个复杂的工作完成得怎么样?可能领导心里是缺乏掌控感的。你只需要动一个小地方,就能够建立他的掌控感:可以量化的任务,你就亮出数据来;难以量化的任务,你可以加上一个任务进度。

2. 如何避免“主次不分”?

案例:

1. 写A活动方案。

2. 参加每周例会。

3. 提升广告转化新用户的转化率。

4. 完成了一些领导临时交代的沟通工作。

5. 协助行政分发下午茶。

6. 与产品部对接产品定位。

7. ……

周报里最怕的是什么?最怕事无巨细。你一周的工作不用全写进来,只要同步主线工作就可以了。什么样的工作属于主线?什么样的不算主线呢?提供两个判断标准:

第一,这项工作能直接为组织的大目标服务吗?

 举个例子,宇宙设计公司今年的目标是:持续为用户服务,提高用户满意度。 

那公司的设计师周报就可以这么来写:我进行了 20 名用户访谈,收集了有效的 18 条需求,输出 
A方案,提升设计。

 这个方案就能直接作用于公司大目标,提升用户的满意度,解决用户的问题。

第二,这项工作和你的业绩考核直接相关吗?

 设计师的业绩考核其中有一条是工作效率。那她就可以这么来写:

搭建设计的素材库,提高找素材的效率。本周物料产出数量比上周多了10%。

这项工作就和业绩考核直接相关,属于主线任务。

第一,日常的例行工作。包括参加例会,例行数据统计,这种每周都要干的活就别写了。
第二,临时性帮了个小忙。打印文件,接待客户,这些也不需要写进周报。

周报是向上汇报、对外喊话的重要渠道,我们要珍惜用户的注意力,不要什么都往里写

假如领导控制欲特别强,让我每一件事都得汇报。如果你属于这种情况,我教你一个小技巧:工作细节不是不能写,如果非得写,咱就分开。

你可以在周报的最后附上一个链接,链接点开就是你的日程表:这周见了几个客户,写了几篇文案,参加了多少场会议,加了多少班。各种流水账,你就往这写,仔仔细细地写。咱们的周报还是一块重点突出的净土。

好,我们学会了用三句话说清楚主线工作,到这儿你的周报就已经可以写得又快又好了,你能很好地用周报推进工作。

二、决策思路

如果你是管理者,周报不仅可以向上写,还可以向下写,这是你带团队的高效工具。

你的判断依据,你方向性的想法在周报中也尤为重要。

一份周报能做到,向上做了思想汇报,向下指导了工作,还做了培训,一举三得。甚至,管理者的主线任务都可以简单带过,同步到重点就可以了。

写决策思路,其实是为了我们前面讲到的“提高工作的透明度”。写好主线任务,可以同步工作进度,让工作本身透明化。写决策思路,是让工作的思考过程透明化。这是主线任务的升级,也是修炼你系统性思考问题特别好的方式。

写团队正在攻关的重点问题。
写最近有争议的问题。
写团队的共性问题。
写团队内值得推广的好的经验。

选定了关键问题之后,你可以这么来写,我给你三个思路。

方法01:关键变量

第一个思路,这件事我关注的关键变量是什么?我思考的依据是什么?

方法02:方案对比

决策思路第二种写法,是比较法,比较一下新的方案和过去的方案相比有什么优势。看个例子:

市场部这周要和供应商开会,讨论出新的物流方案。那为什么要用新方案呢?是因为旧方案出现了一
些问题,新方案就是来解决这些问题的。

 把这个过程同步出来,也可以来比较。我们的工作有什么新的思想,有什么推进,有什么进步?好,这是第二种思路。

方法03:潜在风险

 第三种思路是找风险。你可以分享一下这个方案有哪些潜在的风险,当你能够预警风险的时候,就能展现你对这件事的掌控感、大局观。

职场上最怕的是什么?最怕的是黑箱式的工作方法,领导布置一个工作,也不知道你干得怎么样,搞不清楚你的状况。等你闭关出来的时候,要么是中彩票,要么就是给人一个大惊吓。真实的情况当中,中彩票的概率太低了,大概率都是做坏了。

所以,职场上我们千万不要做黑箱,争取用周报这个工具把你自己变成一个透明人。

这不是让你把自己的隐私释放出来,也不是让你做职场小透明,而是要把自己工作界面里重要的信息释放出来。不管你有没有经验,有没有做管理,都不要错过这个展示自己、让别人能够帮你的好机会。

职场里什么样的人容易被晋升?有经验的同学都知道,那就是能跟领导的决策方向保持一致的人。

 思考决策的能力、做判断的能力,就是咱们工作的核心能力。

三、情报视野

什么是情报视野呢?可以是竞品动态,也可以是行业前沿,还可以是我们关注的新鲜事。

 比如:

建筑行业的同学就可以分享碳中和的最新报告。
新能源汽车领域可以分享一下行业动态。比如,做相机的佳能开始做自动驾驶了。
如果你是做活动行业的,可以定期去分享一下你探店的感受,有什么好的、新奇的体验能用到活动设计上的?
做运营的同学也可以关注一下抖音上的头部账号,最新有什么打法?
做产品的同学呢,可以长期关注应用市场上有什么新产品,有什么新功能是值得我们学习。
我们也有很多体制内的同学。同一个系统里其他单位里有什么值得学习的新动向?这个是我们可以关注的。

 情报视野这件事,难点其实不在于怎么写,而在于坚持

 有一个很管用的面试题目,就是问候选人:你最近半年在坚持关注什么领域吗?你能给我分享一下这个领域有什么重要进展吗?如果他能够靠谱地回答,就说明他有自驱的学习能力,有研究精神,那他干什么肯定都更有优势。

持续研究,对我们的工作肯定是好事,这你肯定知道。但是你可能会说,我工作那么忙,坚持不下来怎么办呢?同学可能没有意识到一个问题,持续在周报里给组织分享情报视野,实际上是在给组织释放一个重要信号:我坚持在关注这个问题,我也知道很多行业里的动态和前沿的资讯。

假以时日,这就是你在公司里的生态位,这其实是你对自己的长期投资。

周报不是记流水账,而是提高自己的工作透明度,通过文字体现工作成果和价值,锻炼复盘能力、系统思考能力。

总结:

在周报里,你可以写三件事:

第一,主线任务。复盘上周的主线工作完成情况,分析原因,并说清楚下一步的行动计划。

第二,决策思路。这是最体现管理者的思维和能力的地方,一定要好好写。

第三,情报视野。我们可以说一说,在业务之外,你还有什么观察,行业里有什么新动态?

猜你喜欢

转载自blog.csdn.net/heni6560/article/details/126421380