系统集成|第十五章(笔记)

第十五章采购管理

14.1 概述及相关概念

采购管理是为了完成项目工作，从项目团队外部购买或获取所需的产品、服务或成果的过程。

采购：

概述：是从项目团队外部获得产品、服务或成果的完整的购买过程
基本要求：必须满足技术与质量要求，同时应满足经济性或价格合理的要求

14.2 主要过程

包括：

编制采购计划（计划过程组）
实施采购
控制采购
结束采购（收尾过程组）

14.2.1 编制采购计划

决定采购什么，何时采购，还要记录项目对于产品，服务或成果的需求，并且导致潜在的供应商。

编制采购计划的第一步是要确定项目的哪些产品，服务和成果是项目团队自己提供合算，还是通过采购来满足更为合算，还是通过采购来满足更为合算。如果需采购还要确定采购的方法和流程以及找出潜在的卖方，已确定采购多少，何时采购，并把这些结果都写在项目采购
计划中。

在编制采购管理计划过程期间，项目进度计划对采购管理计划有很大的影响。总之，编制采购管理计划时，在其他计划可以得到的情况下，需要考虑的内容通常有成本估算，进度，质量管理计划，现金流预测，可识别风险和计划的人员配备等。

编制采购计划的输入：

1）项目管理计划
2）需求文档
3）风险登记册
4）活动资源需求
5）项目进度
6）活动成本估算
7）干系人登记册
8）事业环境因素
9）组织过程资产

编制采购计划的工具与技术：

① 自制/外购分析
② 专家判断
③ 市场调研
④ 会议
⑤ 合同类型

编制采购计划的输出：

① 采购管理计划
- 内容：
  - （1）拟采购的合同类型
  - （2）风险管理事项
  - （3）是否采用独立估算作为评估标准，由谁来准备独立估算，何时进行独立估算
  - （4）如果项目的执行组织设有采购，合同或者发包部门，项目管理团队本身能采取哪些行动
  - （5）标准的采购文件（如果需要的话）
  - （6）如何管理多个供应商
  - （7）如何协调采购与项目的其他方面，例如确定进度与绩效报告。
  - （8）可能对计划的采购造成影响的任何约束和假定。
  - （9）如何处理从卖方购买产品所需的提前订货期，并与他们一起协调项目进度计划过程联系起来
  - （10）如何进行“自制/外购”决策，并于活动资源估算过程，制定进度计划过程联系起来
  - （11）如何确定每个合同规定的可交付成果的日期安排，并与进度制定过程，进度控制过程相协调
  - （12）如何确定履约保证金或者保险合同，以减轻项目的风险
  - （13）如何为买方提供指导，以帮助其制定与维护工作分解结构
  - （14）如何确定用于采购或合同工作说明书的形式和格式
  - （15）如何识别通过资格预审的卖方
  - （16）如何管理合同和评标卖方的衡量指标
② （采购）工作说明书

采购工作说明书：
是对项目所要提供得产品、成果或服务得描述。对内部项目而言，项目发起者或投资人基于业务需要、或产品或服务的需求提出工作说明书。内部的工作说明书有时也叫任务书。
对所购买的产品，成果或服务来说，采购工作说明书定义了与合同相关的那部分项目范围，每个采购工作说明书来自于项目范围基准。
采购工作说明书描述足够的细节，以允许预期的卖方确定他们是否有提供买方所需的产品，成果或服务的能力。这些细节将随采购物的性质，买方的需要或者与其的合同形式而变化。
采购工作说明书描述了有卖方提供的产品，服务或者成果。
采购工作说明书中的信息有规格说明书，期望的数量和质量的等级，性质数据，履约期限，工作地以及其他要求。
采购工作说明书应写得清楚，完整和简单明了，包括附带的服务描述，例如与采购物品相关的绩效报告或者售后技术支持。在一些应用领域中，对于一份采购工作说明书有具体的内容和格式要求。每一个单独的采购想需要一个工作说明书。然而，多个产品或者服务也可以组成一个采购项，写在一个工作说明书里。
随着采购过程的进展，采购工作说明书可根据需要修订和更进一步地明确。
- 主要内容：前言、服务范围、方法、假定、服务期限和工作量估计、双方角色和责任、交付资料、完成标准、顾问组人员、收费和付款方式、变更管理等。
- 格式：
工作说明书的格式之一如下：
(1）前言。对项目背景等信息作简单描述。
(2）项目工作范围。详细描述项目的服务范围，包括业务领域、流程覆盖、系绕范围及其他等。
(3）项目工作方法。项目拟使用的主要方法。
(4）假定。项目进行的假定条件，具体内容需双方达成。
(5）工作期限和工作量估计。项目的时间跨度和服务期限，项目，需评估服务工作人天，并估算项目预算。
(6）双方角色和责任。分为供应商的职责和发包商的职责，进行描述。
(7）交付件。列出项目的主要交付物的资料，并对交付件的内容与质量要求进行描述。
(8）完成以及验收标准。
(9）服务人员。列出供应商的人员名单及顾问资格信息。
(10）聘用条款。对聘用供应商人员的级别要求、经验要求及其他相关条款。
(11）收费和付款方式。项目的付款方式、费用范围和涉税条款等。
(12）变更管理。项目变更的管理过程、相关规定与约束条件等。
(13）承诺
(14）保密
- 与项目范围说明书的区别：工作说明书是对项目所要提供的产品或服务的叙述性的描述；项目范围说明书则通过明确项目应该完成的工作来确定项目的范围。
③ 采购文件
- 概述：采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书。为未来实施采购、控制采购和结束采购等过程提供了依据。识别干系人输入包括采购文件，如果项目是签订合同后才实施的，或者项目的一部分任务需要外包才能完成，那么合同各方都是关键的项目干系人，合同就是重要的采购文件。
- 常见文件：
  - 方案邀请书（RFP）：是用来征求潜在供应上建议的文件，有人称 RFP 为建议书
  - 报价邀请书（RFQ）：是一种主要依据价格选择供应商时，用于征求潜在供应商报价的文件
  - 征求供应商意见书（RFI）：用来征求供应商意见，以使需求明确化。这个一般是刚开始不太了解需求和情况，用于早期咨询和了解意见的
  - 投标邀请书（IFB）：是指采用邀请招标方式的招标人，向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请的通知
  - 招标通知
  - 洽谈邀请
  - 承包商初始建议征求书
④ 供方选择标准
⑤ 自制/外购决策
⑥ 变更请求
⑦ 项目文件更新

14.2.2 实施采购

从潜在的供应商处获取适当的信息，报价，投标书或建议书。选择供方，审核所有的建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判最终合同。

.实施采购过程要做的工作如下：
（1）从潜在的卖方处获取如何满足项目需求的答复，如投标书和建议书。通常在这个过程中由潜在的卖方完成大部分实际工作，项目或买方无需支付直接费用。
（2）接受多个潜在的卖方的标书或建议书后，运用供方选择标准选择一个或多个合适的卖方，并与选中的卖方签订合同。

实施采购的输入：

1）采购管理计划
2）采购文件
3）供方选择标准
4）卖方建议书
5）项目文件
6）自制/外购决策
7）采购工作说明书
8）组织过程资产

实施采购的工具与技术：

① 投标人会议：（也称投标前会议或竞标会议）是指在准备建议书之前与潜在供应商举行的会议。投标人会议用来确保所有潜在供应商对采购目的（如技术要求和合同要求等），有一个清晰的共同的理解，对供应商问题的答复可能作为修订条款包含到采购文件中。在投标人会议上，所有潜在供应商都应得到同等对待，以保证一个好的招标结果。
② 建议书评价技术：对于复杂的采购，如果要基于卖方对既定加权标准的响应情况来选择卖方，则应该根据买方的采购政策，按正式的建议书评审流程对各个潜在卖方的建议书进行评价，建议书评价委员会将做出他们的选择，在授予合同之前，还要报管理层批准。
③ 独立估算：对于很多采购的事项而言，采购组织能够对其成本进行独立的估算以检查卖方建议书的报价。如果报价与估算成本有很大差异，则可能表明合同工作说明书不适当，或者潜在卖方误解或没能完全理解和答复工作说明书，或者市场已经发生了变化。独立估算常被称为 “合理费用” 估算。
④ 专家判断
⑤ 刊登广告
⑥ 分析技术
⑦ 采购谈判

实施采购的输出：

① 选定的卖方
② 合同
③ 资源日历
④ 变更请求
⑤ 项目管理计划更新
⑥ 项目文件更新

14.2.3 控制采购

管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况。审核并记录供应商的绩效以采取必要的纠正措施，并作为将来选择供应商的参考。管理与合同相关的变更。

控制采购是管理采购关系，监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。
控制采购过程是买卖双方都需要的。该过程确保卖方的执行过程符合合同需求，确保买方可以按合同条款去执行。
控制采购过程中，还需要财务管理工作。
控制采购可以保证采购产品质量的控制。

对买方来说，控制采购过程的主要目标如下：

（1）保证合同的有效执行。项目执行组织在采购合同签订后，应该定时监督和控制供应商的产品供货和相关的服务情况。要督促供应商按时提供产品和服务，保证项目的工期。
（2）保证采购产品及服务质量的控制。为了保证这个项目所使用的各项物力，人力资源是符合预计的质量要求和标准的，项目执行组织应该对来自与供应商的产品和服务，保证项目的工期。

控制采购的输入：

1）项目管理计划
2）采购文件
3）合同
4）批准的变更请求
5）工作绩效报告
6）工作绩效数据

控制采购的工具与技术：

① 合同变更控制系统
② 检查与审计：在项目执行过程中，应该根据合同规定，有买方开展相关的监察与审计，卖方理应对此提供支持。通过检查与审计，验证卖方的工作过程或可交付成果对合同的遵守程度。如果合同条款允许，某些检查与审计团队中可以包括买方的采购人员。
③ 采购绩效审查：绩效审查的目标在于发现履约情况的好坏，相对于采购工作说明书的进展情况，以及遵循合同的情况，以便买方能够量化评价买方在履行工作时所表现出来的能力。
④ 报告绩效：根据合同要求，评估卖方提供的工作绩效数据和工作绩效报告，形成工作绩效信息，并向买方管理层报告，报告绩效为管理层提供了卖方的执行信息。
⑤ 支付系统：依据经检查核实后的卖方绩效，通常先由负责的项目团队成员证明卖方的工作合格，在通过买方的应付账款向卖方付款；依据合同卖方完成多少就付多少，支付过程要留下文字记录。
⑥ 索赔管理
⑦ 记录管理系统

控制采购的输出：

① 工作绩效信息
② 变更请求
③ 项目管理计划更新
④ 项目文件更新
⑤ 组织过程资产更新

14.2.4 结束采购

完结单次项目采购的过程。

结束采购，是完结本次项目采购的过程。完成每一次项目采购，都需要结束采购的过程。

结束采购的输入：

1）项目管理计划
2）采购文件

结束采购的工具与技术：

① 采购审计
- 概述：从编制采购计划过程一直到结束采购过程的整个采购过程中，采购审计都对采购的完整过程进行系统的审查。
- 目的：是找出本次采购的成功和失败之处以供买方组织内的其他项目借鉴
② 采购谈判
- 概述：
  - 在所有采购关系中，一个重要的目标是通过谈判公正地解决全部未解决事项、索赔和争议。如果通过直接谈判无法解决，则可以尝试替代争议解决(ADR）方法，如调解或仲裁。如果所有方法都失败了，就只能选择向法院起诉这种最不可取的方法。
  - 项目经理可以不是合同的主谈人。在合同谈判期间，项目管理团队可列席，并在需要时，就项目的技术、质量和管理要求进行澄清。
记录管理系统

结束采购的输出：

① 结束的采购
② 组织过程资产更新

14.3 招投标

招标人：

概述：依照《中华人民共和国招标投标法》规定提出招标项目、进行招标的法人或者其他组织
权力：

招标人有如下权力：
(1）招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。
(2）自主选定招标代理机构并核验其资质条件。
(3）招标人可以根据招标项目本身的要求，在招标公告或者投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格预审;国家对投标人资格条件有规定的，应按照其规定。
(4）在要求提交投标文件截止时间至少15日前，招标人可以以书面形式对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改。该澄清或者修改内容是招标文件的组成部分。
(5）招标人有权也应当对在招标文件要求提交的截止时间后送达的投标文件拒收。
(6）开标由招标人主持。
(7）招标人根据评标委员会提出的书面评估报告和推荐的中标候选人确定中标人，招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。

义务：

招标人有如下义务：
(1）招标人委托招标代理机构时，应当向其提供招标所需要的有关资料并支付委托费。
(2）招标人不得以不合理条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇。
(3）招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者，以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。
(4）招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量，以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。招标人设有标底的，标底必须保密。
(5）招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间。但是，依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。
(6）招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读。
(7)招标人应当采取必要的措施，保证评标在严格保密的情况下进行。
(8）中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。
(9）招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。

招标代理机构：

法律地位：招标代理机构是独立于政府和企业之外的，为市场主体提供招标服务的专业机构，属于中介服务组织。它的招标代理资格需经国家招标投标主管机关的严格认证。
权利：

招标代理机构的权利：
（1）组织和参与招标活动
（2）依据招标文件规定，审查投标人的资质
（3）按规定标准收取招标代理费

义务：

招标代理机构的义务：
（1）维护招标人和投标人的合法利益
（2）组织编制、解释招标文件
（3）接受国家招标投标管理机构和有关行业组织的指导、监督。

招标方式：

公开招标：指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。
邀请招标：指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。

招投标程序：

依据《中华人民共和国招标投标法》，招投标程序如下：
(1）招标人采用公开招标方式的，应当发布招标公告;招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目能力的、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。
(2）招标人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场。
(3）投标人投标。
(4）开标。
(5〉评标。
(6）确定中标人。
(7）订立合同。

投标人会议：投标人会议（也称为发包会、承包商会议、供应商会议、投标前会议或竞标会议)是指在准备建议书之前与潜在供应商举行的会议。投标人会议用来确保所有潜在供应商对采购目的(如技术要求和合同要求等)有一个清晰的、共同的理解。对供应商问题的答复可能作为修订条款包含到采购文件中。在投标人会议上，所有潜在供应商都应得到同等对待，以保证一个好的招标结果。

投标：

(1）投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出实质性响应。
(2）投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。
(3）投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。
(4）投标人根据招标文件载明的项目实际情况，拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在投标文件中载明。

两个以上法人或者其他组织可以组成一个联合体，以一个投标人的身份共同投标。

开标：开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证。经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查

评标：

概述：
评标由招标人依法组建的评标委员会负责。依法必须进行招标的项目，其评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，评标委员会组成方式与专家资质将依据《中华人民共和国招标投标法》有关条款来确定。
评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容做必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。
评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较;评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。招标人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。

中标人的投标应当符合下列条件之一。
(1〉能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准。
(2）能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低。但是，投标价格低于成本的除外。

中标： 中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。招标人和中标人应当自中标通知1书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同.招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。中标人应当按照合同约定履行义务，完成中标项目。

供方选择： 询价计划编制过程为供方选择过程提供了评估标准。除了适用采购成本或价格外，这个过程中还会使用综合评价标准。对于大型的或重要采购事项，这一过程或招标评标过程可能要重复多次。通过这一过程的过滤，得到一个精简的、合格的卖方清单，然后根据更详细和全面的建议书展开更详细的评估，最后会挑出一个或若干个中标人。

相关法律：

投标人相互串通投标或者与招标人串通投标的，投标人以向招标人或者评标委员会成员行贿的手段谋取中标的，中标无效，处中标项目金额千分之五以上千分之十以下的罚款，对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚款；有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的，取消其一年至两年内参加依法必须进行招标的项目的投标资格并予以公告，直至由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任；给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。
投标人以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标的，中标无效，给招标人造成损失的，依法承担赔偿责任，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

相关说明

自制/外购分析：

在进行“自制/外购”分析时，有时项目的执行组织可能有能力自制，但是可能与其他项目有冲突或自制成本明显高于外购，在这些情况下项目需要从外部采购，以兑现进度承诺。
任何预算限制都可能是影响“自制/外购”决定的因素。如果决定购买，还要进一步决定是购买还是租借。“自制/外购”分析应该考虑所有相关的成本，无论是直接成本还是间接成本。例如，在考虑外购时，分析应包括购买该项产品的实际支付的直接成本，也应包括购买过程的间接成本。
在进行“自制/外购”过程中也要确定合同的类型，以决定买卖双方如何分担风险。而双方各自承担的风险程度，则取决于具体的合同条款。

上篇：第十四章、合同管理
下篇：第十六章、信息（文档）和配置管理