对于从事外贸相关工作的企业和个人层次来说，工作中的沟通多是与不同国别的人进行，电话通道和通讯软件通常因为制度文化差异而不同，影响贸易交流进展的推进，所以，能方便多方沟通的通讯手段至关重要。
电子邮箱是通过因特网采用@标识可以自动接收网络任何电子邮箱所发的电子邮件，并能存储各类电子文件。这些特性，使得电子邮箱自出现以来被人们广泛运用于职场办公例如TOMVIP邮箱。
对于外贸领域而言，电子邮箱的特性很好的解决了贸易交流中的痛点，随着互联网的不断发展，电子邮箱的品牌越来越多，各服务方推出的VIP服务内容也五花八样。如果使用一个合适的VIP邮箱服务，在处理每日繁忙的外贸实务时，也许会有奇效，效率出奇高。
针对外贸工作的特性来说，使用电子邮箱会比较看重邮箱容量、群发信量和邮件便捷处理功能等。
重要产品信息相关的邮件，详细进出口方案的邮件等此类重要电子邮件需要长期保存在所使用电子邮箱服务器内，对于电子邮箱的安全性、稳定性以及邮箱容量都有着高要求，可靠及可行。在进行多方沟通的外贸工作时，能够群发大量邮件的电子邮箱可以将工作简化，从而提升发信效率，而收到邮件后的及时提醒对于成单率具有促进作用。
外贸工作作为不同国家间的商业联系，从而促进国际分工和合理化资源利用，从事外贸工作的人员成单即是尊严，从选择一个好用的VIP邮箱开始。