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不久前,我发布了一篇关于数据迁移时如何阻止新平台收到大量Alert 邮件的blog,今天我将进一步介绍如何根据metadata value设置alert的技巧。
比如,有一个资料管理文档库,存储大量的文档资料,其中有一个列是审批状态,需求是:当文档的状态更改为Yes时,证明文档已经审核通过,那么需要给我发一封Alert邮件提醒。
我们知道默认的情况下,要么文档库的文档全部修改,要么是当文档上传或者改动时才会发送Alert警告,那么面对这种根据具体的Metadata的value设置Alert,该如何实现呢。
解决方案:
- 新建一个视图,只显示批准状态的文档
- 对新视图变化设置Alert
- 更改Metadata的value,触发Alert,发送电子邮件
新建一个视图,只显示批准状态的文档的操作步骤:
- 针对文档库的审批是否通过列设置Filter By,如图所示:
2.在Filter By页面,选择Yes,点击Apply
- 在列表设置界面,将当前的视图另存,如图所示:
- 另存为批准的View,如下图所示:
在新视图下设置Alert的操作步骤:
-
在文档库功能区中,点击Alert me,如下图所示:
- 在Alert me页面中,Send Alerts for these changes,选择Someone changes an item that appears in the following view:审批通过,如下图所示:
更改文档的Metadata Value,触发Alert的操作步骤:
1.更改文档:welcome to powerpoint的审批是否通过的值为:Yes
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收到电子邮件,文档审批通过的提醒Alert 邮件
2点说明:
- 需要自定义metadata,类型:text和Yes or No,其他系统的columns和calculated column不支持。
- 针对Column设置Filter By,然后保存的View可以设置Alert,其他Order By或者Group By的设置,Alert均不生效