一篇论文动辄都是几十页甚至上百页文档，论文标书文章结构都是标题、小标题、正文内容这样，而文章正文内容不要、不要、不要直接添加格式，而格式指的是字体、段落设置这些。也就是说不要通过【开始】选项卡下命令进行直接设置。
图一：不能使用的格式设置形式
图二：论文或标书文章表现形式，标题、正文内容
正确的做法就是正文使用样式，样式：就是字体、段落、编号等一系列内容组合在一起，样式就像是套装衣服，而单独的格式就是上衣，裤子这样。
还要记住一点：正文段落使用样式后就不要再单独设置格式了，所有的格式都在样式中指定。也就是说正文段落的格式就是一个样式在控制。
第一步：先打开样式框可以使用快捷键“CTRL+ALT+SHIFT+S”，把鼠标光标先定位在任意一个段落位置，可以看到文档正文默认使用的是“正文样式”，如下图所示。
第二步：如果段落文字不是默认的正文样式，而是其它样式的话，可以把光标先定位在段落里面，然后单击【开始】—【清除格式】。
第三步：为论文正文应用“宋体小四首行缩进2字符”这样格式，那么就单独需要创建一个样式，单击样式框—“新建样式”按钮，然后弹出样式创建对话框。
第四步：在弹出对话框依次填写样式名称：“论文正文段落”、样式类型直接选择默认的段落，样式基准默认“正文”，在对话框下方进行快速格式或详细格式设置。
第五步：按第三步要求在“快速格式”位置给字号改成小四号字，然后在对话框下方选择“段落”命令后在“段落”对话框选择“特殊”下的首行，默认就是二字符，然后单击确定。
第六步：样式创建完成后，把鼠标光标定位在正文段落的任意位置，也可同时按住CTRL键选择多个段落，然后在样式快速选择框内单击创建的样式“论文正文段落”，即可把样式应用到段落里。应用样式后，样式里所带格式可以快速应用到段落里。
第七步：把文章所有正文段落都添加该样式后，以后如果再有统一格式的问题就可以直接修改样式即可。
最后需要提醒大家一点：如果碰到某些正文段落的格式使用“论文正文段落”不能满足需要时，那么就需要再次创建新的样式，如果某个段落需要改个字体或者加粗，那么就再创建个样式给其使用。
作者：陈飞 来源：http://www.dushuwu.net/lunwen/01.html