如何写邮件保证传递信息清晰？
作业
邮件作业
检查邮件撰写六步骤
根据这个清单，看下我原本的邮件存在这几个问题
1）主题不够清晰。虽然写了【7月14日聚餐邀请】，但可以更加具体一些，比如【欢迎新同事加入，7月14日运营团队聚餐】
2）没有在一开始指出需要邮件接收方做什么。比如，可以加一句“请收到聚餐邀请的同学，在7月10日前，邮件回复是否参与”。
3）用5W1H检查发现，没有讲清楚怎么去日料店，是单独去？还是集体行动？
4）最后居然没有署名！哎呀，真是大失误。
加餐
考一个问题最有效的方式，就是回归事物的本质。邮件只是一种呈现方式，那么邮件的本质是什么呢？
你可能也想到了，邮件本质上是一种表达工具，方便我们通过沟通目标。
沟通的目的，通常有两个维度。第一个维度是内容，也就是把信息传递给对方，第二个维度是态度，也就是增强你们之间的友好关系。
有的人说话只有信息量没有感情，听起来特别生硬，这就是只有内容维度缺失态度维度；而有的人说话慷慨激昂但言之无物，听起来特别空洞，这就是只有态度维度缺失内容维度。
你会发现，那些让你觉得优质的沟通和糟糕的交谈，基本上都和这两个维度相关。
因此，如何写出一封好邮件，也是从这两个维度展开的。
在工作场景中的沟通，内容和态度两个维度都需要兼顾，从主次来看，不同性质的企业不太一样，对大部分追求效率的公司而言，内容是重于态度的。
内容清晰？
因此，我们先说更重要的一块——内容。
从内容上来说，我们通过邮件发出的信息，需要满足两个标准：清晰、完整。
因此，写完邮件，你需要问自己的第一个问题是：我的表达清晰吗？
举个例子，当你在邮件结尾写道：“请相关部门的同事尽快跟我确认邮件中方案的可行性。”你觉得这是一段清晰的表达吗？
可能你已经发现，99%的邮件都是这么写的，但这个表达真的非常模糊。
更清晰的表达方式是：“请和本项目相关的负责人市场部门同事@xx、技术部门同事@xx、财务部门同事@xx在本周五下班前（最晚不晚于当日24:00），与我确认该方案在市场推广、技术实现、预算申请三方面的可行性。”
关于如何做到表达清晰，我也为你准备了三个小锦囊：
（1）用客观事实代替主观态度
比如，如果你想表达：“我觉得这个方案不太可行。”
可以换成：我对过往数据进行了分析，发现了以下规律……从这个规律来推论的话，目前方案存在三大风险，分别是……
（2）用名词代替形容词
比如，你想表达：“这份PPT需要更有设计感。”
可以换成：PPT不仅内容重要，视觉呈现也会影响到用户体验。因此这份PPT需要从三个方面进行调整：配色上……配图上……文字排版上……，比较接近的范例是xx公司某次产品发布会的PPT。
（3）用框架结构代替长篇大论
我们越来越习惯手机阅读，文字超过三行不空行，大脑就会觉得累。
因此，运用框架和排版，把大段的内容进行分割就尤其重要。尽量使用模块、分段、序号、短句的方式，避免一整屏乌泱泱的文字砸在对方脸上。
好的，写邮件做到表达清晰，你已经完胜50%的同事。接下来你要检查的第二个问题是：我的内容完整吗？
内容完整？
这个完整性分为两个层次，第一个层次是形式的完整，检查标题、收件人、抄送人、正文、正文内提到的附件是否都完整，避免出现裸奔的情况。
第二个层次是工作闭环的完整。在这里分享一个使用的正文书写ABC法则。
ABC原则：
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Action行动：你希望发出邮件后看到的行动是什么？具体就是谁在什么时间完成什么任务
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Background背景：为了让这个行动发生，看邮件的人需要了解的信息是什么？
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Close闭环：你如何可以了解到行动反馈，确保行动完成。
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Action：明天（6月17日）下班前，请完成企业邮箱设置，包括签名、关联钉钉、测试发送及接收邮件。
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Background：随着公司业务高速发展，圈外团队也在快速扩张，而团队成员的沟通主要依赖当面或者即时通讯工具，造成了频繁的打断，降低团队工作效率。另外，很多重要的工作内容及文件，也因为没有使用邮件，无法通知到需要配合的同事，或者造成了遗失。为了解决上述问题，公司将启用阿里企业邮箱作为圈外的工作邮箱，同时集成在钉钉中，便于移动办公。
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Close：请在完成配置后，反馈结果给人事Lily。如果遇到任何问题，请于6月17日前回复或钉钉与我确认。
看到这里，相信你已经掌握了如何对邮件的内容维度进行清晰、完整地呈现。做到这两点，你就能超越80%的同事。
当然，你还可以借助这个模型，为不同的场景定制写作模版。
比如，能够通过一封邮件很好地说服老板配合工作，下面来举例，拆解说服类邮件的结构：
总结和老板沟通之前的自检清单，确保自己每一次无论面对面还是线上沟通，都能临危不乱。
所以你看，写好邮件，不仅可以高效地调动同事的协作，还能够轻松地进行对上沟通，获得同事的认可，老板的青睐。
要想写出一封优秀的邮件，除了我们刚刚说到的内容维度，态度维度也是必不可少的。
从态度维度来看，优秀的邮件也有两个标准：易读和舒适。易读意味着你很好地照顾到了看邮件人的需求，舒适意味着你关注到了看邮件人的感受。
下面是第三个灵魂问题，如何让自己写出的邮件易读呢？
这个问题的答案，其实也很简单，你只需要想一想，平时你收到的邮件、通知，你看不下去的原因通常是什么呢？
是的，邮件打开没看完就关掉，要么是因为内容太难了，看着费力，要么是因为篇幅太长了，看着没耐心。
内容太难，这是挑战了人类的认知负荷；内容太长，这是挑战了人类的注意力极限。简言之，就是反人性。
要想避免写出反人性的邮件，也有两个小技巧：
（1）自带翻译：
每个职业都有一些内行人才能听得懂的黑话，外行人听起来就是一脸懵逼。
如果你的收件人都是同行，那么用黑话恰恰可以提升效率；如果收件人当中有一些其他部门，不了解这些专业术语的同事，可以在后面用括号标注一下这些专业术语的基本意思。亲测一边看邮件，一边百度查词条的感受和效率，都差极了。
（2）自带重点：
这个也不难理解，一方面，我们的邮件文本内容需要详略得当，如果实在内容都必须放进去的话，可以善用附件功能；另一方面，用一些加粗、标红、标高亮，帮阅读者划好重点，也是十分贴心的做法。
易读性本质上考察的是我们的同理心和用户思维，可以透过日常工作中每一项小事进行刻意练习。
当你做到邮件具备易读性，真的要恭喜你，你已经超过90%的同事啦！
最后，让我们一起完成最后一步从90%到99%的跨越，那就是提升邮件阅读的语气舒适度。
不知道你有没有发现，大家通过平时通过微信、钉钉沟通的时候，语气都还比较自然。一旦写邮件，就很容易出现命令式的语气。
但其实，人本质上是排斥被他人命令做事情的。
命令式的语气会激发起人本身的反抗特质，促使人们产生排斥去做这件事情的感觉，这种感觉甚至连很多人自己都没有察觉。
我们为什么写邮件？不就是为了唤起收到邮件人的行动吗！
所以，提升邮件语气的舒适度，其实会潜移默化地提升其他人对你工作的配合度。
关于提升语气舒适度，有三个层次，大家可以看看自己在哪一层。
①基础层次：开头问候、结尾感谢
②进阶层次：用倡议语气代替命令语气
③高阶层次：让人看完邮件很有动力行动
当你能够达到高阶的层次，意味着你已经掌握非职权影响力。
拥有非职权影响力意味着，你的影响力并不来源于自上而下的职位所赋予的权力，你通过自下而上的工作实力和人格魅力来影响他人的行为，这个过程，同样可以通过邮件来实现。
相信你一定发现了，这当中的很多思维方式，同样可以迁移到微信的沟通和面对面的沟通中。