分析师如何提高工作效率

作者介绍

@花花

曾任职于美团、腾讯、今日头条担任数据分析师。

操盘过上百亿的资源评估,与大家一起成长学习。


身边是否遇见过这样的大佬,无论工作多忙,总能坚持每周看完一本书,坚持更新文章到相关平台。作为普通人的我们不禁感慨:大佬真的是很优秀。其实除了感慨,我们也可以尝试做好时间管理,提高自己的效率,慢慢和大佬们靠近。作为分析师的我们,每天的工作状态可能就是开会+取数+写报告,如果是对接业务的分析师,那么可能大部分时间都是在取数中,那如何提高工作效率呢?



01  任务梳理,进行优先级规划


拿出一张纸,列出你这个月要做的几个大事情,分拆到当周是做哪几件,分拆到当天是做哪几件,先不用列优先级顺序,想到什么就写在上面。可以用纸质的笔记本(个人比较喜欢用纸笔记录的方式,可随时记录添加),或者是在线的记事本、印象笔记等等工具,利于任务管理。任务梳理完后,对任务进行优先级排序:重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。


第一象限重要且紧急建议20%时间,需要立即去做。比如老板突然让你拆解某个异动,比较着急,或者是当天立马要提交的某个分析报告,这类deadline很紧迫的事情。不过很多时候重要且紧急的事情都是来自于重要不紧急事情的拖延,也就是说这种压力是我们自己强加给自己的。如果当天重要且紧急的事情超过50%,那么整个人都是非常紧绷的状态,短期内还好,长期这样人容易陷入奔溃的状态。


第二象限重要不紧急建议70%时间,有计划去做。比如下个月要完成某个垂类增长方向的机会盘点,比较重要很有价值但是暂时不紧急,却是最值得投资时间去做的事情。这些事情虽然看起来不紧急,但是假如现在不重视它,它随时都会发展成重要而且紧急的事情。


第三象限紧急不重要建议10%时间。比如临时开个会议(非自己主R,只是同步方),这类事情如果较多,也会造成我们的忙碌。因为它紧急,需要放弃正在做的第二象限重要但是不紧急的事情,会打乱我们工作节奏,甚至很多时候我们将其归类为第一象限,但其实仔细分析来看,是不重要的事情,只需要告知结果就好,完全没有必要花费半个小时以及一个小时参加整个会议。


第四象限不重要不紧急不建议花费时间。如推销电话等、不相关会议等,不能在这个象限里投入自己太多的精力,能不做尽量不做。

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如果工作中的需求来源都是比较临时的,无法在工作前一周或者前一天规划好,那么就先把常规要做的事情安排好时间,预留新的需求沟通时间。在新需求进来的时候,需要充分和业务方沟通对齐,充分了解需求的背景,识别是否是伪需求,是否需要排到任务清单中。(不是所有的业务方在提需求的时候都想的很清楚,如果我们不反向push他们想清楚,那么很容易之后需求会持续迭代好几次)。总之做计划要根据自己实际的工作节奏来,适合自己的才是最好的。



02  专注高效的完成每一个任务清单


假设在任务清单上面的事情都已经是不能砍掉的需求,且我们已经排好优先级了,那就开始专注高效的完成每一个任务清单。这里需要注意的是如果有些任务是比较大的项目,需要多天完成的,那么可以尝试着将大任务拆解成一个个的子任务。比如做一个小龙虾品类的行业调研,我们会拆分成这几个步骤:1、梳理相关的行研调研渠道;2、各个渠道信息搜集 3、搜集后的信息梳理汇总 4、撰写报告。


在完成任务的过程中,很多人喜欢一会做这个,一会做那个,且可能拿起手机一刷一个小时就没有了,不专注导致的结果就是效率很低。比较推荐的做法是开始做之前,预估下需要的时间,然后在完成任务期间计算实际消耗的时间,可以用手机自带计时器或者aTimeLogger这种专门的记录时间开销的软件,不过比较推荐用带有番茄钟工作法(一个番茄钟:学习25分钟 休息5分钟)的APP,如专注清单、Todo清单,当开始一个番茄钟时,注意力就自然而然的集中起来。如果在做事情过程中突然来了其他的事情打扰,建议先记下这个临时来的事情,但是不要打扰正在进行的事情(除非是非常非常紧急)。当完成某一项任务的时候,可以在任务清单上面点击划掉。



03  复盘任务时间消耗


定期的根据自己的任务清单及时间消耗情况进行复盘(如上提到的很多软件都有复盘功能),可能会发现自己真实工作的时间远比自己想象中的少。同时看看自己每天的时间消耗在哪类事情上比较多,为什么紧急的事情变得多,有无可优化的方法,某项任务为什么实际消耗的时间比计划的要多等,利于优化自己的计划以及更加精准的掌握自己完成某一类任务的时间。坚信日拱一卒无有尽,功不唐捐终入海。



04  其他小建议


说到时间管理每个人的理解和节奏肯定是不一样的,我现在比较喜欢的方式是纸笔进行任务汇总及优先级排列+Todo清单APP拆解任务+Todo清单APP 记录每个任务的完成+周维度复盘。除了上面这些流程化的任务管理,还有以下一些建议给大家:


重复的东西看板化、产品化:如果是经常遇到的某一类问题,比如某个指标的异动分析,那么完成可以总结拆解的分析框架,将其产品化下来。短期看总结推产品化可能会花费一些时间,但是长期来看产品化是性价比很高的事情。


文档管理:周维度可以整理下电脑的文件夹,清楚的知道什么东西放在哪里,至少别人问你某个东西的时候在5s内知道在哪里去找,30s内能找到。


自己的1小时很值钱:珍惜自己的时间,有自己的每一分钟都很贵的意识,认同并接受自己的1个小时很贵,相信就不会浪费太多的时间做无意义的事情了。


识别高效率的时间:找到自己最高效的时间,在高效的时间做难的事情,如果是高效率的时间做不用动脑的事情是不是有点太浪费。


尝试多线程:在路上、在跑步时完全可以听一些书籍、新闻,拓宽下自己知识面。


增强抗干扰能力:如果周围的环境太嘈杂,心还能静下来是最好的,但是如果静不下来那可以戴一个降噪耳机,通过物理降噪的方式来寻找安静的环境,提升自己的专注力。


学会情绪管理:对接业务方可能会遇到不好沟通的,尽可能将注意力都放在任务本身上,放到人身上容易影响到情绪,从而影响工作效率,要知道将目标完成才是最重要的。


适当做减法:很多事情是可做可不做的,要懂得舍弃一些,专注于做重要的事情,毕竟人的精力是有限的,不要老做捡芝麻丢西瓜之类的事情。



05  相关书籍推荐


《奇特的一生》:可以学习柳比歇夫时间统计法,他坚持每天写自己的时间清单,而且还做时间不同用途的分类详细清单,每天每个周末每个月每个季度每年他都会汇总统计自己的时间支出,核算自己用在工作上的有效时间是多少。


《高效能人士的七个习惯》:讲了积极主动、以终为始、要事第一 、双赢思维、知彼解己 、统合综效、不断更新这7个职场人重要的好习惯。


《见识》:书中有很多很好的理念,也提到效率高低不取决于开始了多少工作,而在于完成了多少。很多我们看上去非做不可的事情,其实想通了并没有那么重要。


《把时间当做朋友》:从心智的角度来谈时间管理,可以引发一下自己的思考。


《精进:如何成为一个很厉害的人》:作者提出了一种更有效的提升自我的方法,用持续精确的努力,撬动更大的可能。




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