某制药股份有限公司于2010年在深交所中小板上市，公司以生产中药制剂为主，化学药为辅，拥有药品批准文号155个，其中73个列入国家医保目录，57个列入国家基本药物目录。现有员工1300人，公司注册资金5.032亿元，总资产逾20亿元。
在国家积极推动档案信息发展的背景下，加上药监局GMP监管的要求，医疗制药企业档案数字化是档案管理发展的必然趋势。某制药企业的主要经营内容是药物的研发、生产与销售，而药物从研发到临床试验到再生产面世存在着一系列极为复杂的管理程序，不论在哪个细节出现问题都将直接影响企业的运营与盈利，档案管理数字化迫在眉睫。
在某企业的传统档案管理中，存在以下问题：
- 企业归档文件涵盖经营生产管理、生产管理、行政管理、产品生产、设备仪器、科研研发、会计业务、证券投资等范围。档案数量庞杂，人工归档、管理档案工作量大、效率低，且难以兼顾电子和纸质档案的管理。
- 电子档案散落在员工电脑、共享网盘等位置，文件分散管理，档案无法被共享。企业员工通过将电子文档打印成纸质文件进行电子档案集中归档，然而纸质档案归档占用存放空间大、保管成本高，且纸质档案难以快速、精准定位，档案查阅效率低。
- 新药研制周期长且过程复杂，一些药品研发材料及生产技术资料分散掌握在相关工作人员手中，没有进行定期收集和归档，一旦发生泄漏或丢失，企业知识产权得不到保护，企业将蒙受重大损失。
全电子档案解决方案
该方案将档案管理流程与数字化相融合，实现企业档案管理的集中化、自动化，提高企业档案管理的效率和安全。
- 通过梳理企业的档案范围，建立符合企业实际的索引规则，将档案管理数智化，打破传统人工管理档案的模式，对纸质文档和电子文档进行统一管理，提高企业档案管理的规范性和合规性。
- 与OA、EAS、云之家、生产管理等多个系统集成，实现档案自动化采集、集中归档，大大减少企业员工工作量，释放档案存放的物理空间，降低档案的保管成本。
- 建立企业档案的全生命周期管理，档案人员可通过系统对档案进行合理存放以及精确定位查找，业务人员在可控安全的环境内对档案进行查阅与借阅，提高档案管理的利用效率及安全性。
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