五步搞定内外供应商全方位协同管理

在当今复杂多变的市场环境下,企业面临着诸多挑战,其中供应商管理的复杂性和重要性日益凸显。无论是内部供应商还是外部供应商,协同管理的不善都可能导致一系列痛点问题的出现。

比如,

  • 内外供应商的价格管理常常存在难题。企业在与供应商协商价格时,由于缺乏全面的市场信息和协同谈判策略,难以获取最优的价格,导致采购成本居高不下。
  • 在合同管理和风险防控方面,如果不能对内外供应商进行统一的管理和监督,可能会出现合同条款不清晰、违约风险增加等情况,给企业带来经济损失和法律风险。

为了解决这些痛点问题,实现内外供应商的全方位协同管理成为企业的当务之急。今天我就给大家讲讲,如何用五步搞定内外供应商的全方位协同管理。下面的内容来自:https://s.fanruan.com/ntbby

一、协同询报价

传统方案

据调研,90%的企业依然在使用如下图所示的传统询报价流程

采购从ERP下载报价需求总表excel,然后根据供应商拆分为多个不同的报价表excel,再通过邮件人工一个个发给对应的供应商,供应商从邮件下载excel并录入报价数据,再通过邮件回传报价excel给采购,采购再从邮件中把一个个excel下载下来,最后人工汇总生成一个总比价单

我们可以看到整个效率极低的,报价过程不透明。

这还不算最低效的,不少企业甚至依旧在使用纸质+电话的询报价模式

解决方案

通过SRM互联组织功能,我们和供应商建立跨组织协同,即可实现高效询报价。

采购随时在线上一键批量发起询价,并自动通知到每个供应商,供应商点开询价通知,输入价格即可完成报价,系统自动汇总生成比价单

我们可以清楚的对比发现,整个报价流程不仅做到了全程透明,并且效率至少提升300%。

二、协同招投标

传统方案

过去招投标管理一直是企业内管理的一大难题,每次招投标都要各种电话通知供应商、线下举办投标会、传送各种excel文件等,效率非常低;且管理过程存在信息不透明,和不公平竞标的风险。

整个问题的主要原因就是没有打通和供应商的协作,如果通过一个统一平台和供应商实现在线的招投标协同,这些问题都会得到引刃而解。

解决方案

通过互联组织功能,我们和供应商建立跨组织协同,即可实现高效招投标管理。

招标负责人、管理层、供应商、评标专家4方基于线上即可实现从招标项目创建、招标项目审批、邀标、报名、答疑、投标、专家评标、开标全流程协同。

从此告别纸质+线下+电话的招投标管理模式,采供双方线上随时随地进行招投标协同。

三、采购订单协同

传统方案

据调研得知90%的企业依旧在使用传统的采购订单下发—人工编织订单,订单通过邮件、微信等低效方式1对1传递给供应商。

不仅效率低,且供应商订单确认状态不透明

解决方案

通过互联组织功能,我们和供应商建立跨组织协同,即可实现采购订单协同。

采购线上一键即可完成线上下单,自动将订单信息通过微信、企业微信、钉钉等方式传递给供应商,供应商线上即可查看并打印出订单,供应商盖章后一键完成线上订单回传,最后采供双方还能实时查看权限下的订单进度。

四、收发货协同

传统方案:

传统供应商管理的发收货流程如下:

公司每天会收到成百上千张来自供应商的各类格式纸质发货单,然后将发货单分发到不同的业务员,每个业务员就做一件事情,负责把纸质发货单上几千条数据一个个的人工录入到ERP系统。

整个过程不仅存在大量低效人力,且存在手工录错和供应商扯皮的问题

解决方案:

通过互联组织功能,我们和供应商建立跨组织协同,即可实现发收货协同。

供应商登陆门户,选择发货通知单,由于数据都在系统,所以提前自动计算出了供应商的订单未发货数据并自动调取,供应商发货时即可非常方便的选择本次要发货的订单;

并且下面会自动按照商品纬度进行汇总计算,提交后自动提醒到采购发货进度,同时供应商可在系统自动打印出规定格式的发货单,这样不仅统一了发货单格式,并且发货单上带有一个数据标识二维码,所以在收货的时候即可实现扫码一键收货,避免人工一个个录入纸质发货单的数据。

基于协同型SRM,之前5个业务员负责的收货工作,现在一个业务员即可搞定,采购成本直接降低80%

五、外协工厂协同

传统外协工厂管理难题

随着全球经济分工日趋专业化的今天,外加工的业务模式已经成为企业生产业务的重要组成部分。

但是传统的外协工厂管理,主要是通过excel、邮件、微信、电话等低效方式进行沟通,导致整个外协生产管理不透明、效率低、成本高。

比如外协供应商领料管理不规范,实际领料和用料情况不透明,提高了用料成本;外协工厂生产进度缺乏管控,延迟交货成常态;外加工产品设计需求缺乏流程管控,成品和需求不匹配。

导致数据不透明、消息不互通、数据链不完整、人工重复录入、汇总数据。

协同型外协生产管理方案

通过互联组织功能,我们和供应商建立跨组织协同,即可实现高效的外协生产管理。

为了规范领料流程,提高领料效率,支持供应商在线进行领料申请,发货后并同步物流信息,到货后供应商线上完成收货确认;为了清楚掌握供应商生产进度,支持供应商进行线上报工,并自动统计产量信息;同时自动统计分析领料数据、生产进度、发货进度等多维度数据,且采供双方数据实时透明。

常见问题

问题一:信息沟通不及时、不准确

  • 问题表现:企业与供应商之间在需求、生产进度、交货时间等方面的信息传递存在滞后或错误,导致生产计划被打乱,库存积压或缺货。
  • 解决方案:建立统一的信息沟通平台,如使用专业的供应链管理软件,确保企业与供应商能够实时共享信息。例如,供应链管理系统可以实现采购需求、订单状态、库存信息等的实时更新和共享。制定明确的信息沟通流程和规范,包括信息传递的时间节点、方式和责任人。例如,规定每周固定时间进行生产进度汇报,通过邮件、即时通讯工具或系统通知等方式进行信息传递。定期进行信息沟通的审核和评估,及时发现问题并进行改进。例如,每月对信息沟通的准确性和及时性进行统计分析,对出现问题的环节进行调整。

问题二:质量标准不一致

  • 问题表现:企业与供应商对产品或服务的质量标准理解不同,导致供应的物资质量不稳定,影响企业的生产和销售。
  • 解决方案:明确并细化质量标准,制定详细的质量检验规范和流程。例如,对于原材料的质量标准,应明确具体的参数指标,如化学成分、物理性能等,并规定检验方法和抽样比例。与供应商共同进行质量培训,确保双方对质量标准有统一的认识。可以邀请供应商参加企业组织的质量培训课程,或者派遣专业人员到供应商处进行培训指导。建立质量追溯机制,对出现质量问题的产品能够快速追溯到源头,以便及时采取措施进行整改。例如,通过条码、二维码等技术对产品进行标识,记录生产过程中的关键信息,以便在出现质量问题时能够快速定位问题环节。

问题三:成本控制困难

  • 问题表现:供应商的价格波动、物流成本增加等因素导致企业的采购成本难以控制,影响企业的利润空间。
  • 解决方案:与供应商建立长期稳定的合作关系,通过批量采购、战略合作等方式争取更优惠的价格。例如,与主要供应商签订长期合同,约定价格调整机制和优惠条款。优化物流配送方案,降低物流成本。可以通过整合物流资源、选择合适的运输方式和供应商等方式来降低物流费用。例如,对于批量较大的货物,选择铁路运输或海运等成本较低的运输方式。对供应商的成本结构进行分析,共同寻找降低成本的方法。例如,与供应商合作进行生产工艺改进、原材料替代等,降低生产成本,从而实现双方的成本控制目标。

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