如何防止公司文件外发？在数字化办公的今天，公司文件的安全性显得尤为重要。为了防止敏感信息泄露，确保文件不被非法外发，以下五个文件外发管控小技巧及其详细步骤将为您提供有力保障。
技巧一：权限管理
明确角色与权限：根据公司员工的职责和工作内容，划分不同的权限级别。
实施最小权限原则：确保员工只具备完成其工作所需的最低权限。
基于文件的权限设置：对每个文件或文件夹进行单独的权限设定，防止未经授权的人员访问。
技巧二：域智盾软件加密文件
这是一款专为企事业单位设计的文件加密软件，集先进的加密算法、智能化的管理手段以及全面的安全保障功能于一体，提供了高强度、全方位的数据保护。
操作步骤
下载安装：在控制端和被控端电脑上下载安装域智盾软件。
选择客户端：在软件左侧选择要管理的客户端。
设置加密策略：登录管理员账户后，设置加密策略，包括选择需要加密的终端、加密模式、加密强度等。
功能选择
透明加密：允许用户在无需改变原有工作习惯的情况下，自动对指定类型的文档进行加密和解密。
外发文件控制：设置文件的最大可打开天数、次数和打开密码等参数，控制外发文件的二次扩散。
文件外发审批功能：支持设置文件外发审批流程，任何文件在离开企业网络前都需要经过严格的审批程序。
备份管理：确保在数据被加密或解密过程中出现任何意外情况时，能够及时恢复数据。
审批流程：当员工发送解密文件申请时，管理端将收到审批弹框提示，并可以根据预设的审批流程进行审批处理。
日志记录：记录所有用户的操作日志，包括创建、编辑、删除、重命名等操作。
水印管理功能：支持为外发文件添加水印，包括企业logo、版权声明等信息，防止文件的非法复制和传播。
技巧三：DLP系统部署
部署DLP系统：安装并配置数据丢失防护（DLP）系统，如域智盾DLP模块。
内容识别与分类：通过DLP系统对文件内容进行深度分析，自动识别敏感信息。
实时监控与阻断：对通过电子邮件、即时通讯工具等外发文件的行为进行实时监控，必要时阻断或提醒管理员。
技巧四：网络监控与邮件过滤
安装网络监控工具：使用网络监控工具监控员工的网络行为。
邮件扫描与过滤：对公司邮箱的所有外发邮件进行扫描，检测是否有敏感文件附件。
设置附件限制：禁止或限制发送带有特定敏感文件的附件。
技巧五：USB设备管控
实施USB白名单机制：对允许使用的USB设备进行授权和登记。
USB监控与日志记录：对所有USB设备的插拔记录进行监控和记录。
物理隔离措施：在关键部门或设备上禁用USB端口，防止员工通过U盘等设备将文件带出公司。
以上便是为大家分享的全部内容了，如果您还想要了解更多相关知识，欢迎评论或私信小编！
编辑：小然