Excel办公必备技巧

预防输入重复数据之完整解析

1. 整张工作表预防输入重复数据

步骤1:把光标定位在工作表(如Sheet1)的任意一单元格,比如最后一单元格"XFD1048576",然后按"Ctrl+A"快捷键选择整张工作表,如下图示:

Excel办公必备技巧:第3集

知识补充:

Excel2007--Excel2016版本,一张工作表共有1048576行,16384列,而早期版本,如Excel1997--Excel2003,一张工作表共有65536行,256列;

②按"Ctrl+"快捷键,可迅速滚动到工作表的最后一行,即第"1048576"行,按"Ctrl+→"快捷键,可迅速滚动到工作表的最后一列,即第"XFD"行,也即"16384"列。

步骤2:单击菜单栏上的[数据]命令,然后在"数据工具"组里单击[数据验证]选项,如下图示:

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步骤3:打开"数据验证"对话框,单击[设置]命令,然后在"允许"下拉列表中选择"自定义"选项,在公式框中输入公式"=COUNTIF($1:$1048576,A1)",如下图示:

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知识补充:

COUNTIF函数:该函数用于对数据区域中满足指定条件的单元格进行计数。它的标准格式是COUNTIF(数据区域,条件),其中的两个参数都不能省略。后续章节,小编会详细介绍。

单元格的引用:单元格引用最常见的有三种引用方式,即"相对引用","绝对引用"和"混合引用",这在后续篇章中会详细介绍。本例中"$1:$1048576"属于"绝对引用",意思是在复制公式时,引用单元格的地址都不会因公式的位置而改变,而"A1"是相对引用,意思是引用单元格的地址会随着公式位置的变化而改变。

"F4"快捷键可改变单元格的引用方式。如相对引用"A1",按一次"F4"键,可变为绝对引用"$A$1",再按一次"F4"键,可变为混合引用"A$1"。

步骤4:单击[出错警告]选项,然后在"样式"下拉列表中选择"停止",在标题框中输入"温馨提示",错误信息框中输入"数据重复,请您重新输入!",最后单击[确定]命令,如下图示:

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最后,验证设置的效果。在"A1"单元格中输入"中国",然后再在"K6"单元格中也输入"中国",这时,我们会收到阻止我们继续输入的对话框,也即是我们预先设置的出错警告信息,如下图示:

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2. 多行多列的连续单元格区域(比如Sheet1中的"B1:J9")预防输入重复数据

步骤1:选择Sheet1中的"B1:J9"单元格区域。如下图示:

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步骤2,3和4:同上面的操作一致,这里唯一不同的是:在公式框中输入公式"=COUNTIF($B$1:$J$9,B1)",如下图示:

Excel办公必备技巧:第3集

最后,验证设置的效果。在"B1"单元格中输入"中国",然后再在"J9"单元格中也输入"中国",这时,我们会收到阻止我们继续输入的对话框,也即是我们预先设置的出错警告信息,如下图示:

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假如在"J10"单元格中,同样也输入"中国",结果会是怎么样呢?答案如下图示:

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可见,上面设置的公式是非常有效的!!

3. 单列单元格区域(比如Sheet1中的第"A"列)预防输入重复数据

步骤1:选择Sheet1中的"A"列单元格区域。如下图示:

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步骤2,3和4:同上面的操作一致,这里唯一不同的是:在公式框中输入公式"=COUNTIF(A:A,A1)",如下图示:

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最后,验证设置的效果。在"A1"单元格中输入"中国",然后再在"A1048576"单元格中也输入"中国",这时,我们会收到阻止我们继续输入的对话框,也即是我们预先设置的出错警告信息,如下图示:

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假如在"B1048576"单元格中,同样也输入"中国",结果会是怎么样呢?答案如下图示:

Excel办公必备技巧:第3集

可见,上面设置的公式也是非常有效的!!

4. 单行单元格区域(比如Sheet1中的第"1"行)预防输入重复数据

步骤1:选择Sheet1中的第"1"行单元格区域。如下图示:




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步骤2,3和4:同上面的操作一致,这里唯一不同的是:在公式框中输入公式"=COUNTIF(A:A,A1)",如下图示:

Excel办公必备技巧:第3集

最后,验证设置的效果。在"A1"单元格中输入"中国",然后再在"XFD1"单元格中也输入"中国",这时,我们会收到阻止我们继续输入的对话框,也即是我们预先设置的出错警告信息,如下图示:

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假如在"A2"单元格中,同样也输入"中国",结果会是怎么样呢?答案如下图示:

Excel办公必备技巧:第3集

可见,上面设置的公式也是非常棒棒哒的!!

知识补充:

"A"列单元格的引用表示法,既可以用"A:A"表达,也可以用"A1:A1048576"表达,同样第"1行"单元格的引用表示法,既可以用"1:1"表达,也可以用"A1:XFD1"表达;

特别注意:在设置公式时,其数据区域一定要用绝对引用,而条件单元格要用相对引用!!

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