2018物联网工程学院学生科协第一次公共培训之Office培训总结

2018物联网工程学院学生科协第一次公共培训之Office

Microsoft Office是微软公司开发的一套基于 Windows 操作系统的办公软件套装。常用组件有 Word、Excel、Powerpoint等。
Microsoft Office Word 是文字处理软件；
Microsoft Office Excel 是电子数据表程序〔进行数字和预算运算的软件程序〕Excel内置了多种函数，可以对大量数据进行分类、排序甚至绘制图表等；
Microsoft Office PowerPoint是微软公司设计的演示文稿软件,利用 Powerpoint 不仅可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在网上给观众展示演示文稿。

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Word部分培训总结

1. 新建word文件的两种方法

（1）鼠标右键 -> 新建 -> word文档
（2）双击word软件 -> 新建空白文件

2. 保存及如何设置自动保存

（1）保存的方法：文件 -> 保存（另存为）；快捷键：CTRL+S

（2）自动保存设置方法：文件 -> 选项 -> 保存 ->将自动保存时间间隔调整到合适时间

3. 文档加密及隐藏（恢复隐藏）的方法

（1）文件加密：文件 -> 保护文档 -> 用密码加密 -> 输入密码即可

（2）文件隐藏方法：选中要隐藏的文字内容 -> 鼠标右键 -> 字体 -> 隐藏选项打勾

（3）隐藏文字显示方法：文件 -> 选项 -> 显示 -> 隐藏文字框打勾

4. 字体的基本设置

开始菜单栏 -> 字体（可设置各种大小颜色的字体）
常用设置字体快捷键：

• Ctrl + Shift + F：改变字体
• Ctrl + Shift + P：改变字号
• Ctrl + ]：逐磅增大字号
• Ctrl + [：逐磅减小字号
• Ctrl + B：加粗
• Ctrl + I：斜体
• Ctrl + U：为字符添加下划线
• Ctrl + Shift + <：缩小字号
• Ctrl + Shift + >：增大字号

5. 上下标的设置

开始 -> 字体 -> 选择上下标勾选

6. 字体加拼音

选中所需要加拼音的字 -> 开始 ->

7. 快速制作目录

标题修改为所需样式 -> 引用 -> 目录 -> 自动生成目录

8. 快速插入一段文字

输入函数=rand（段落数，每段几句） -> 回车

9. 段落的操作小技巧

（1）文字纵横混排
选中所需混排的文字 -> 点击 -> -> 纵横混排

（2）文字长短对齐
按住alt选中文字 -> -> 调整宽度 -> 点击确定

10. 替换和查找相关小技巧

（1）选中相同格式的文本
高亮标注需要选中的文本->->选择格式相似的文本

（2） 快速删除多余空行
开始菜单->查找(ctrl+h)->更多->特殊格式里面找到段落标记->将两个段落标记替换为一个
（3）批量替换文字内容
开始菜单->查找(ctrl+h)->输所需替换的内容

（４） 隐藏身份证号码

11.格式刷用法

点击一下刷一次，双击批量刷文本（格式刷可以批量变换格式）

12.插入与删除空白页

（1）插入空白页
插入->页面->空白页

（2）删除一般无法删除的空白页
段落->换行和分页->去掉段前分页前面的勾选

视图->草稿->删除分页符->恢复页面视图

13.表格功能的相关用法

（1）利用表格制作下划线
插入一个表格->边框->无框线->下框线->内部框线

（2）快速插入整行整列表格
光标放在行的最后->按enter健或tab健
（3） 表头跨页重复
选中表格鼠标右键表格属性勾选在各页顶端重复出现

（4） 表格显示在一页
选中表格->鼠标右键->表格属性->勾选跨页断行

14.插入图片、艺术字、公式

（1）插入图片
切换到【插入】选项卡，在插图组中单击【图片】按钮 。弹出【插入图片】对话框，选择要插入的图片的保存位置，从中选择图片，单击【插入】按钮。

效果如图2.46：

（2）插入并编辑文本框
切换到【插入】选项卡，单击文本组【文本框】按钮，从弹出的【内置】列表框中选择【简单文本框】选项。方法和效果如图所示。

在文本框中输入文本，将鼠标指针移动到文本的边线上，按住左键不放，可拖动文本框到合适的位置。
选中文本内容，切换到【开始】选项卡，可选择字体和字号，调整设置。
（或者：右击弹出图2.51，也可调整字体字号。）

选中该文本框，切换到【绘图工具】栏中的【格式】选项卡，可调整文本框形状颜色

（3）插入数学公式
切换到【插入】选项卡，在符号组中选择按钮下侧的，从下拉列表中选择插入公式。

（４）插入带方框的对勾
按住Alt－＞输入9745为对勾，输入9746为错☒☑

16 制作流程图、组织结构图

插入->smartArt->选择需要的图形模板->点击左边小箭头即可快速输入结构图，利用tab健选择层级

17 多文档合并

插入->文件中的文字

18 改变页眉横线

选中页眉文字->开始菜单->选择所需页眉格式

19 添加水印

设计->水印->自定义水印->选择需要设置的图片水印或者文字水印即可

20 布局菜单的介绍

（1）设置纸张大小、方向、页边距
点击布局菜单即可在左上角找到相应相关设置

（2）设置单张纸张变横向
将光标放在前一页末尾->布局->分隔符->下一页->将光标放在本页末尾->布局->分隔符->下一页->纸张方向横向

（3）分栏的用法
选中所要分栏的文字->布局->栏->选择所分的栏数

（4） 图片环绕相关应用
单击图片->布局->环绕文字

21 批量制作邀请函

将姓名，职务或性别打在一份Excel表上面保存->打开邀请函模板->邮件->选择收件人->使用现有列表->选择之前做好的Excel表格->插入合并域->将姓名等插入->完成并合并

22.　常用快捷键总结

基础功能快捷键（10个）

• Ctrl+B：加粗
• Ctrl+I：斜体
• Ctrl+U：为字符添加下划线
• Ctrl+Shift+<：缩小字号
• Ctrl+Shift+>：增大字号
• Ctrl+C：复制所选文本或对象
• Ctrl+X：剪切所选文本或对象
• Ctrl+V：粘贴文本或对象
• Ctrl+Z：撤消上一操作
• Ctrl+Y：重复上一操作
  单键快捷键（3个）
• F1：获得联机帮助或 Office 助手
• F10：激活菜单栏
• F12：选择“文件”菜单中的“另存为”命令
  Shift+功能键（3个）
• Shift+F4：重复“查找”或“定位”操作
• Shift+F10：显示快捷菜单
• Shift+F12：选择“文件”菜单上的“保存”命令
  Ctrl+功能键（4个）
• Ctrl+F4：关闭窗口
• Ctrl+F5：还原文档窗口文档大小
• Ctrl+F10：将文档窗口最大化
• Ctrl+F12：选择“文件”菜单上的“打开”命令
  Alt+功能键（4个）
• Alt+F4：退出 Word
• Alt+F5：还原程序窗口大小
• Alt+F10：将程序窗口最大化
• Alt+F11：显示 Microsoft Visual Basic 代码
  改变字体或字号（4个）
• Ctrl+Shift+F：改变字体
• Ctrl+Shift+P：改变字号
• Ctrl+]：逐磅增大字号
• Ctrl+[：逐磅减小字号
  应用字符格式（8个）
• Ctrl+D：改变字符格式（“格式”菜单中的“字体”命令）
• Shift+F3：改变字母大小写
• Ctrl+Shift+A：将所有字母设为大写
• Ctrl+Shift+K：将所有字母设成小写
• Ctrl+=（等号）：应用下标格式（自动间距）
• Ctrl+Shift++（加号）：应用上标格式（自动间距）
• Ctrl+Shift+Z：取消人工设置的字符格式
• Ctrl+Shift+Q：将所选部分设为 Symbol 字体
  设置行距（4个）
• Ctrl+1：单倍行距
• Ctrl+2：双倍行距
• Ctrl+5：1.5 倍行距
• Ctrl+0：在段前添加一行间距
  设置段落对齐方式（9个）
• Ctrl+E：段落居中
• Ctrl+J：两端对齐
• Ctrl+L：左对齐
• Ctrl+R：右对齐
• Ctrl+M：左侧段落缩进
• Ctrl+Shift+M：取消左侧段落缩进
• Ctrl+T：创建悬挂缩进
• Ctrl+Shift+T：减小悬挂缩进量
• Ctrl+Q：取消段落格式
  应用段落格式（7个）
• Ctrl+Shift+S：应用样式
• Alt+Ctrl+K：启动“自动套用格式”
• Ctrl+Shift+N：应用“正文”样式
• Alt+Ctrl+1：应用“标题 1”样式
• Alt+Ctrl+2：应用“标题 2”样式
• Alt+Ctrl+3：应用“标题 3”样式
• Ctrl+Shift+L：应用“列表”样式
  选定文字和图形 （16个）
• Shift+右箭头：右侧的一个字符
• Shift+左箭头：左侧的一个字符
• Ctrl+Shift+右箭头：单词结尾
• Ctrl+Shift+左箭头：单词开始
• Shift+End：行尾
• Shift+Home：行首
• Shift+下箭头：下一行
• Shift+上箭头：上一行
• Ctrl+Shift+下箭头：段尾
• Ctrl+Shift+上箭头：段首
• Shift+Page Down：下一屏
• Shift+Page Up：上一屏
• Ctrl+Shift+Home：文档开始处
• Ctrl+Shift+End：文档结尾处
• Alt+Ctrl+Shift+Page Down：窗口结尾
• Ctrl+A：包含整篇文档
  创建、查看和保存文档（6个）
• Ctrl+N：创建与当前或最近使用过的文档类型相同的新文档
• Ctrl+O：打开文档
• Ctrl+W：关闭文档
• Alt+Ctrl+S：拆分文档窗口
• Alt+Shift+C：撤消拆分文档窗口
• Ctrl+S：保存文档
  查找、替换和浏览文本 （6个）
• Ctrl+F：查找文字、格式和特殊项
• Alt+Ctrl+Y：重复查找（在关闭“查找和替换”窗口之后）
• Ctrl+H：替换文字、特殊格式和特殊项
• Ctrl+G：定位至页、书签、脚注、表格、注释、图形或其它位置
• Alt+Ctrl+Z：返回至页、书签、脚注、表格、批注、图形或其他位置
• Alt+Ctrl+Home：浏览文档
  撤消和恢复操作（3个）
• Esc 键：取消操作
• Ctrl+Z：撤消操作
• Ctrl+Y：恢复或重复操作
  切换至其他视图（4个）
• Alt+Ctrl+P：切换到页面视图
• Alt+Ctrl+O：切换到大纲视图
• Alt+Ctrl+N ：切换到普通视图
• Ctrl+\：在主控文档和子文档之间移动
  用于审阅文档的快捷键（6个）
• Alt+Ctrl+M：插入批注
• Ctrl+Shift+E：打开或关闭标记修订功能
• Home：定位至批注开始
• Ene：定位至批注结尾
• Ctrl+Home：定位至一组批注的起始处
• Ctrl+End：定位至一组批注的结尾处
  用于处理引用、脚注和尾注的快捷键（3个）
• Alt+Shift+O：标记目录项
• Alt+Shift+I：标记引文目录项
• Alt+Ctrl+X：插入索引项
  快速输入分割线（4个）
  – --+enter：一条直线
  *- **+enter：一条虚线
  ~- ~~+enter：一条波浪线
  =- ==+enter：一条双直线

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EXCEL

1、excel介绍

1.1 Microsoft office excel

Excel是微软Microsoft office办公系列软件之一，、是Microsoft为使用Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑编写的一款电子表格软件。拥有直观的界面、出色的计算功能和图表工具，便于存储数据，是目前最流行的个人计算机数据处理软件。

1.2 xlsx和.xls后缀名的区别

xls是excel2003及以前版本生成的文件格式。
xlsx是excel2007及以后版本生成的文件格式（excel 2007之后版本可以打开xls格式的文件）。

2、excel2016工具栏介绍

2.1

第一个图标为保存，第二个为撤回操作，第三个为恢复操作，第四个为新建文档，第五个可下拉选择快捷方式。

2.2

可以更改视图以及改变字体大小

3、excel2016基本功能简述

2.1 新建工作簿

或者

2.2 插入数据

2.3 文件保存

或者
快捷键：CTRL+S

2.4 文件打印

2.5 放大缩小表格

或者 ctrl+滚轮

2.6 给字体加拼音

选中单元格，编辑拼音；有声调的选择特殊符号

2.7 查找和替换（快捷键：ctrl+f）

3、常用单元格操作演示

3.1单元格移动

修改enter键的默认设置：

3.2插入和删除单元格

右击单元格，选择插入

3.3使用格式刷

1、单击格式刷：刷一次小刷子就消失
2、双击格式刷：可以连续刷n次
3、取消格式刷：单击格式刷或者点击Esc

3.4 快速填充

3.4.1 快速填充之复制单元格

（1）使用填充柄
输入数据后，向上、下、左、右拖动填充柄
（2）使用填充选择项
先输入数据，再选择区域，选择填充方向

（3）使用快捷键
先输入数据，再选择区域，
向下Ctrl+D
向上Ctrl+U
向左Ctrl+L
向右Ctrl+R
先选择区域，再输入数据，
Ctrl+回车

3.4.2 快速填充之序列填充

（1）自动序列： 1、中文+数字
2、英文+数字
3、文本型数字
填充方式参照复制单元格
（2）自定义序列：
文件->选项->高级->常规”组->编辑自定义列表
（原来属于序列的，按Ctrl键+拖动填充柄，改为自动填充）

注：输入自定义列表时，以回车键进行间隔

3.5 给单元格加批注

1、打开需要插入批注的工作表
2、选定需要插入批注的单元格
3、点击“插入”菜单中的“批注”；
弹出填写批注内容框

3.6 标记数据

1、选中该列数据
2、点击开始->条件格式->突出显示单元格规则

4.图表及数据分析统计

4.1图表的简单生成

选中要生成图表的数据————>打开（菜单栏——“插入”选项卡）————>选择要插入的图表类型

4. 2图表的保存

（1）、生成图标后右击图表选择复制（快捷键Ctrl+C）
（2）、右击空白单元格，粘贴选项选择第三个（粘贴为图片）
（3）、用Ctrl+c 和Ctrl+v 复制粘贴到word文档
（4）、右击选择另存为图片

4.3数据统计

4.3.1快速标记数据

【开始】- 【条件格式】- 【项目选取规则】- 【前五项】
条件格式中的其他格式请自行尝试

4.3.2统计数据的出现次数

使用countif（range，criteria）
其中range 表示要计算非空单元格数目的区域
其中criteria 表示以数字、表达式或文本形式定义的条件
注：若要多次使用该公式，需要在表示列的字母前后加上$进行强制引用。
范例：
【假设要统计出这列数据中北京出现的次数】

【在空白单元格输入=COUNTIF(A1:A9,“北京”)】

【单击回车键】即显示出正确结果

4.3.3 利用countif函数将1换成是，0换成否。

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PPT培训总结

一、 开始

1. 剪切板

剪切板中：“复制”，”剪切“，“粘贴“，”格式刷”；这些操作和Word里面是一致的，只不过他们的操作对象都可以扩展到图形，照片，甚至动画。

2. 字体

字体操作和Word一致，详情请参考Word培训总结。

3. 段落

PPT中可以操作改变文本的段落属性，操作短路左右对齐，行间距，使一段文本分成多行。

二、 插入

1. 表格

PPT中插入表格操作和Word中的插入表格操作一致。

2. 照片

在“插入”选项卡下面找到“图像”功能区，选择“图片”
之后便进入电脑文件夹，即可在文件夹中搜索选择想要插入的图片。
简便方法：直接点击想要的图片，拖动到幻灯片上即可。

3. 形状

在“插入”选项卡下面找到“插图”功能区，选择“形状”

4. 超链接

选择一段文字，图片或者图形，在“插入”选项卡下面找到“链接”功能区，选择“链接”点开，弹出“插入超链接”操作界面

左侧四项可以选择连接到文件或者链接到某一页幻灯片

5. 艺术字

在“插入”选项卡下面找到“文本”功能区选择“艺术字”点开，有很多不同样式的艺术字，选择其中一种会自动生成一个文本框直接添加文字即可。

6. 媒体
   在“插入”选项卡下面找到“媒体”功能区选择“视频”或者“音频”点开，选择电脑上的视频或者音频，进入电脑文件夹，直接搜索并选择插入。
   
   

三、 设计

1. 修改播放比例

在“设计”选项卡下面找到“自定义”功能区选择“幻灯片大小”点开就可以修改幻灯片比例，或者直接自定义幻灯大小。

四、 切换

1. 设置幻灯片切换效果

直接打开“切换”选项卡，可以看到很多效果选择

切换效果栏最右侧有三个小箭头，上面两个用来给效果翻页，最下面一个直接展开所有的效果

给当前幻灯片选择好效果之后可以看到刚刚提到的三角形右面有一个名为“效果选择”的按钮，点击它可以改变切换效果的方向

五、 动画

1. 动画效果认识，分类

添加动画效果的方式和添加切换效果的方式是类似的。先选择文本框，照片或者图形，打开“动画”选项卡，看到很多动画效果，动画效果右侧三个箭头可以实现大量动画效果的翻页，最后一个箭头可以展开所有的动画效果，选中某一个动画效果之后，在刚刚三个三角形的右侧可以选择“效果选项”改变当前动画效果的方向。


绿色的动画效果代表进入效果，黄色代表强调效果，红色代表退出效果。除了展示出来的效果，最下面还有几行选项，可以选择更多动画效果。

2. 动画效果叠加

如果想要实现动画叠加效果，必须使用“高级动画”功能区内的“添加动画”。先选中已经附带动画效果的元素（文本框、图片、图形），点击“添加动画”

选择一个想要的动画效果，之后还可以在刚刚的“效果选项”里面选择动的不同方向效果。

3. 动画窗格

在“动画”选项卡下，找到“高级动画”功能区，点击“动画窗格”，打开窗格

动画窗格中有很多很重要的操作：
1)动画效果长方形：绿色表示进入动画、黄色表示强调动画、红色表示退出动画，长方形的长对应动画持续的时间，长方形的相对位置对应动画开始播放时间
2) 三种动画播放方式：动画前面有一个圆形钟表的符号表示上一个动画结束之后开始放映当前动画、动画前面有一个鼠标的符号表示单击鼠标或者键盘开始放映当前动画、动画前面没有符号表示上一个动画开始时就放映当前动画
3) 可以通过拖动动画改变动画放映的默认排序，可以拖动长方形改变动画放映是按，可以通过拖动长方形的宽改变动画放映时间。
4) 动画效果测试：选中想要查看的动画，点击窗格最上面“播放选择项”就可以查看所选择的的动画效果；如果不选择动画效果，就可以点击窗格最上面“全部播放”，来查看当前幻灯片的所有动画效果。

4. 动画刷

选择一个带有动画效果的元素（文本框、照片或者图形），点击“高级动画”功能区里的“动画刷”就可以发现鼠标箭头旁有一个小刷子，在这种状态下，点击任意文本框、照片或者图形，就可以把刚刚元素的所有动画复制到当前元素上。
如果点击一次“动画刷”，那么就只能复制一次，一次之后鼠标箭头旁边的小刷子就会消失，如果点击两次，小刷子就不会消失，可以一直进行复制操作。

六、 幻灯片放映

1. 放映

可以选择从头开始放映幻灯片或者从当前幻灯片开始放映

2. 设置

点击“设置幻灯片放映”就可以打开放映设置窗口


右上角的“放映幻灯片”区域里面可以设定放映那些幻灯片，按照什么样的方式放映。
右侧中间的“推进幻灯片”可以设置幻灯片自动播放还是手动播放

七、 PPT快捷键大全

常用快捷键
【Ctrl+A】选择全部对象或幻灯片
【Ctrl+B】添加/删除文本加粗
【Ctrl+C】复制
【Ctrl+D】生成对象或幻灯片副本
【Ctrl+E】段落居中对齐
【Ctrl+F】打开“查找”对话框
【Ctrl+G】打开“网格参考线”对话框
【Ctrl+H】打开“替换”对话框
【Ctrl+I】添加/删除文本倾斜
【Ctrl+J】段落两端对齐
【Ctrl+K】插入超链接
【Ctrl+L】段落左对齐
【Ctrl+M】或【Enter】插入新幻灯片
【Ctrl+N】生成新PPT文件
【Ctrl+O】打开PPT文件
【Ctrl+P】打开“打印”对话框
【Ctrl+Q】关闭程序
【Ctrl+R】段落右对齐
【Ctrl+S】保存当前文件
【Ctrl+T】打开“文字”对话框
【Ctrl+U】添加/删除文本下划线
【Ctrl+V】粘贴
【Ctrl+W】关闭当前文件
【Ctrl+X】剪切
【Ctrl+Y】重复最后操作
【Ctrl+Z】撤销操作
Ctrl快捷键
【Ctrl+F4】关闭程序
【Ctrl+F5】还原当前演示窗口大小
【Ctrl+F6】移动到下一个窗口
【Ctrl+F9】最小化当前演示文件窗口
【Ctrl+F10】最大化当前演示文件窗口
【Ctrl+Shift+C】复制对象格式
【Ctrl+Shift+V】粘贴对象格式
【Ctrl+Shift+F】更改字体
【Ctrl+Shift+P】更改字号
【Ctrl+Shift+G】组合对象
【Ctrl+Shift+H】解除组合
【Ctrl+]】增大字号
【Ctrl+[】减小字号
Alt快捷键
【Alt+F5】还原PPT程序窗口大小
【Alt+F10】最大化PPT程序窗口
【Alt+F9】显示/隐藏参考线
【Alt+S】幻灯片设计
【Alt+N】幻灯片布局
【Alt+U】图形
F功能快捷键
【Shift+F3】更改字母大小写
【Shift+F4】重复最后一次查找
【Shift+F5】从当前幻灯片开始放映
【Shift+F9】显示/隐藏网格线
【Shift+F10】显示右键快捷菜单
【F2】在图形和图形内文本间切换
【F4】重复最后一次操作
【F5】开始放映幻灯片
【F12】执行“另存为”命令
放映中的快捷键
【Ctrl+P】将指针更改为注释笔
【E】擦除屏幕上的注释
【W】屏幕白屏
【B】屏幕黑屏