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摘要：别看你工作了很多年，邮件你还真的不会发！
本篇文章是关于邮件的（如何发邮件，如何回复邮件）。
最近公司又有新同事入职，入职第一件事情就是告诉他们如何写邮件。最近2个月电脑持续的蓝屏，几乎2天蓝一次，丢了很多数据。
之前准备的很多ppt都找不到了，包括培训邮件的。没办法我又重新的梳理了一下，重新写一个关于邮件相关的培训。
可能有人会想，写邮件谁不会，是的，邮件都会写。但是把邮件写的好很难，让别人看舒服更难。
大多数人发不好邮件，也包括工作了很多年的人。
收发邮件在工作中是经常性的，每个人每天都要发很多封邮件，因此更要注意。
当我们打开邮箱客户端（以forxmail为例），能看到一封邮件主要包括6个要素：发件人，抄送人，密送，主题，正文，签名和附件。
1.注意发邮件的顺序
发邮件的恰当的顺序应该是自下而上的，顺序应该是：
附件-->正文-->主题-->收件人。
打开写邮件界面，首先要考虑的是我的这封邮件有没有附件，如果有先优先上传，避免点击发送按钮后忘记上传附件。
也许你认为你只是忘了带附件，但是在收件人眼里看来就是细节把握的不好，无它。我们在别人眼里的好印象积累需要一点一点的，但是可能一个小疏忽或者一个小错误就把把以前积累的好印象清零。
在我不同的工作经历中，经常能听到同事们惊呼，“靠，忘带附件了”，“哎我去，刚才把附件忘了”，所以一定要避免出现这样的问题。
现在很多邮箱客户端已经有智能提示了，如果你在正文中提到附件相关关键字，在你点发送时会提示。不管有没有提示，一定要思考。
2.附件怎么挂合适？
我们在发邮件时经常要带附件，如何带附件体现了我们是否用心。
先说几个发生在我身边的案例：
A:之前有一个美工，我让她找10张图片，图片很快找到了，给我发了邮件，把10张图片做为10个附件直接把邮件扔给我。我接到图片需要从邮件上一个一个下载，需要下载10次。
B:有一个产品文档（文档名称：X项目需求.doc），需要多人合作完成。最后汇总给我的时候，都是一个名称，我接完收要一个一个改名字，否则要会冲突。
如何破？
针对A：可以把10张图片放在一个件夹里，打一个压缩包，把这个压缩包做为附件一起发邮件。这样接收的邮件只需要下载下来解压即可以查看全部。
针对B：把文档名称改一下，如果有两个人写则这样命名。“X项目需求_20171220尹云飞.doc”，“X项目需求_20171220刘大大.doc”，这样极大的方便了别人。
如果我们写的一个方案仅是给别人看的或者确认的，我们最好把word转成pdf格式。这是因为pdf版式要比word清晰一些，同时文件会小一些，下载起来会快很多，可以直接在移动端查看。
关于压缩包注意要在什么时候压缩文件做为附件，如果只有三个以内的文件，而且文件都不是很大，我们就不要压成包。现在移动时代很多都在手机上看邮件，如果你压成zip反而会不方便别人在手机上查看。
另外如果附件超过10M以上，我们最好不要放在附件里面，在邮件里上传和下载特别的慢，我们可以多利用一下百度云盘。上段时间我给客户写了一个文档，文档500多页，快有70多M了，如果这么大的文档还放在了附件里，不仅发邮件会慢而且别人收邮件也慢。考虑了这一点，我把文档上传到百度云盘上，做了一个私密码共享，有一个连接和提取码。把这个发给对方，他很容易的下载到，这样双方都方便。
3.如何写正文？
我一直认为写邮件跟写信是一样的，必须要有称呼、有问候、有正文和结束语，这样才算一个完整的邮件正文。
那如何称呼呢？
如果是发给领导的，可以直接称呼领导职位。例如：张总 或者称呼“领导”都可以。
如果是发给同事的，可以直呼其名，如果是三个字的，把姓去掉，如果是两个字的，可以直接称呼。例如：“李晓强”，可以新切一点称呼为“晓强”。如果是两字的姓名"张辽"，那我们直接称呼“张辽”，如果两个字的再把姓省掉就显得不太合适 “辽”，过于亲昵不得体。
如果是客户，则可以称呼“张经理”，不管是不是经理，这样称呼总规没有错。
如果是多个收件人，可以称呼“各位同事”或“各位同仁”等。
那如何问候呢？
问候相对简单，“你好”“您好”。具体什么时候用“你”，什么时候用“您”自己去体会不解释。
那正文如何写呢？
写正文的原则就是：
有主有次，条理清晰；
简洁明了说清楚内容；
内容拆分，不要弄一铊文字；
如果内容过多采用三段式（总分总）；
注意书写错误，错字以及别字；
重要内容用不同的颜色字体标注或者加粗，但不要超过三种以上颜色。
那如何结尾呢？
邮件正文要有结束语，任何都是要有开始和结束。
例如：
以上，请知晓！
以上，顺祝商祺！
以上，祝工作顺利！
等等
4.如何写主题呢？
主题要简洁，看见主题就能知道邮件正文内容，也就是说主题是邮件内容的高度概括。
把必要的信息放在主题上，让人一看就知道是怎么回事。
即使收件人没有点击到正文里面，看到主题也了解了邮件的信息，提高双方面的效率。
在公司内领导级别越高收到的邮件就会越多，每天面对几十封或者上百封邮件，会对人产生信息负载。
写邮件最好就是对方即使不打开正文，只看到主题就能了解邮件内容。
例如：
上图中两封邮件都都是一件事，但第一个要比第二好。
第二个邮件"工作汇报"，让人不知所云。
上图中同样，第一个邮件主题要好于第二个。第二个邮件主题“关于项目测试反馈”会让人想：这是什么项目，反馈结果是什么，相反第一就一目了然。
关于汇报的，要在主题中写上汇报结果的结果。关于咨询的，要在主题中体现咨询字体。等等。
5.如何写收件人呢？
收件人(to)：是邮件接收的第一人，相关性最强。收件人要对邮件内容进行回复。
抄送(cc)：抄送也是一种告之，告诉相关人事情的相关进展，抄送人不一定要回复，收件人能看到抄送给谁了。
密送(bcc)：收件人看不到，等发件人发完邮件也看不到。此情况比较特殊，假设你不想让收件人看到还想抄送给其它人，可以选择这种方式。
以上都可以写多个邮箱地址，但是写的时候最好要注意顺序，如果收件人中有多个其中有领导则要把领导放在第一位置。
收件人尽量不要写多个，除非必要。如果一件事情多个收件人，变会变得没有主次。有一种等待观望心里，我不回复了，反正又不是我一个人。
强调：关于收件人
7.及时回复邮件是一种好习惯
如果我们收到别人的邮件，需要一些时间处理，那我们立马回复一下邮件告之发件人。
例如“邮件已收到，我现在就去处理，处理完给您反馈！”
再或者“邮件我书到，我会尽快回复！”
如果我们能立马告之对方，那面就应该第一时间回复。回复邮件跟发一个邮件基本是一样的，因此都按照上面提到的方法处理即可。
另外一定要回复的高效，如果对方问了3个问题，你只回复了1个问题，这样还要来来回回的沟通多次。避免这样，争取一次邮件搞定所有事情。
8.其它
我的习惯是从下往上写，写完主题时先不写接收人。此时做一下检查，主要是拼写错误，经过多次确认没有问题写上收件人点击“发送”按钮。
如果把收件人也写上，在检查容易出现误操作而点了“发送”。不写收件人是无法点击“发送”的，这是一种保险做法。
一定要设置邮件签名，把自己的电话等联系信息都放上去，方便别人联系。
写邮件跟做其它事情道理是一样的，我们要站在别人的角度去思考，怎么能让别人最大的方便。
认真做每一件事情，即使像发邮件这样的小事。争取每个邮件都能做到高效，清晰，准确。
下面是演示，这是入职新同事第一次发的邮件，此封邮件很突兀，完全不符合要求！
经过指导后发的第二次邮件，第二封邮件要比第一次的好，但是主次不突出，无量化结果。
最终发出去的邮件效果：
第二个例子：
昨天一个客户上来就给我扔了一个接近3G的邮件，接到这个邮件第一感觉点晕菜。有图有真相。
晕菜的原因：
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正文虽然写了，但跟没有写是一样的。
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不知道附件是什么，让人恐惧。
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附件太大，不方便下载。
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事前没有沟通，很突兀。
以上是我总结的与邮件相关的技巧。