商业数据分析从入门到入职（3）Excel进阶应用

一、数据分类汇总与验证

1.分类汇总

Excel中的数据可以通过组合实现折叠部分数据，还可以打开数据，如下：

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有很多时候，需要对某一类数据进行汇总，如产品分类为Technology的订单的总销售额为多少，如下：

可以看到，要进行分类汇总，需要先进行排序；
在完成分类汇总后，自动实现组合，分为3个等级，1级为所有行的Sales总计，2级为三个商品种类的Sales汇总，3级为所有订单信息；
要想将汇总结果复制到其他地方，需要在定位条件中选择可见单元格。

也可以删除分类汇总，如下：

还可以进行多个汇总，如下：

分类汇总可以自动生成一列数据，可以更快速地定位单元格。

这可以应用到给多个多行单元格合并，如下：

显然，实现了预期的效果。

2.数据有效性与保护工作表

还可以对数据输入进行限制，如果不合法则不允许输入，此时需要验证数据的有效性。
如下：

可以看到，可以进行数值范围限制；
可以提供选项进行选择；
可以限制位数；
还可以修改提示弹出框；
同时，只有在输入、编辑时才会触发输入限制。

这个特性可以用来限制其他用户改写数据，即保护工作表，如下：

显然，此时修改数据都会报错。

二、公式与函数

1.公式与函数基本使用

公式用=开始，简单使用如下：

可以看到，实现了两个数的相加，但是要加的数很多时，如果手动输入，显然会很麻烦。
此时需要用新的工具进行计算，即函数，如求和就用sum()函数，如下：

可以看到，不仅支持求和计算，而且在数据改变之后，结果也会同步改变，并且可以复制函数到其他位置。

Excel公式的组成部分：
函数、引用、运算符和常量。
比如对于公式=PI()*A@^2：
组成部分包括：

• 函数
  如PI()函数返回pi值3.14159…。
• 引用
  如A2返回单元格A2中的值。
• 常量
  直接输入到公式中的数字或文本值，例如2。
• 运算符
  ^运算符表示数字的乘方，而*运算符表示数字的乘积。

&是连字符，可以连接两个文本，如下：

在Excel中也有真和假，即TRUE和FALSE，TRUE对应1，FALSE对应0。

对一列根据条件进行不同赋值，如下：

可以看到，TRUE和FALSE可以参与运算；
在使用表格中的值代替常量进行计算时，出现了引用的问题，默认一般是相对引用，即在进行填充时一般是使用的相同行对应列的数据，如=(A3<>"中部地区")*8+K3、=(A4<>"中部地区")*8+K4，而此时K4位置的值为空，数值时默默认为0，因此结果为8；
此时要想达到目标，需要使用绝对引用，即使用K3位置的值，此时只需要在行列序号前加$符号即可，可以选中K3按快捷键F4即可实现，变为=(A3<>"中部地区")*8+$K$3、=(A4<>"中部地区")*8+$K$3等。

还可以进行混合引用，即位置的行和列中只有一个改变，另一个不改变，不改变的用$修饰。
如下：

显然，通过混合引用实现了打印九九乘法表。

函数基本用法如下：

计算并填充空值如下：

显然，要填充的值都是左边第二个数除以左边第一个数，所以能一次性计算出来。

但是很多时候，数据不是这么分布的，就得灵活应变，如下：

可以看到，此时用到了自动求和工具。

2.逻辑判断IF

之前判断是否是中部地区并根据两种情况计算是使用TRUE和FALSE实现的，也可以使用IF来实现。

if判断的简单使用如下：

可以看到，如果区域为中部地区，销售单价即为建议单价，否则为建议单价+8.

还可以进行嵌套使用：

还可以进行更复杂的嵌套，如下：

显然，if的结果可以进行相加等运算。

除了使用if嵌套，还可以使用连字符&，如下：

显然，连字符也能实现同样的效果，并且用到了逻辑运算且运算AND。

有时候出现错误时，会出现错误提示，可以根据需要进行调整，使用IFERROR、IFNA、ISERROR等。
如下：

现以退休为例进一步说明逻辑判断的优化：
企业职工退休年龄是男年满60周岁；
女工人年满50周岁，女干部年满55周岁。

那么可能有以下几种情况：
满60岁男职工，退休；
60岁以下男职工，不退休；
满50岁女职工，退休；
50岁以下女职工，不退休；
满55岁女干部，退休；
55岁以下女干部，不退休；

要使用一般的if判断，可能要嵌套很多if语句，但是其实是可以简化的，因为IF判断的实质就是条件为TRUE执行一种情况、为FALSE时执行另一种情况，因此可以简单将退休与否分为退休和不退休，其中>60岁且是 男 者 >50岁且是女职工或者>55岁且是女干部属于退休，其他均属于不退休，此时可以如下：

因此在最终产生的结果只有两种情况时，可以采用这种方式。

3.COUNTIF

COUNTIF用于根据条件进行计数，符合某个条件则计数，否则不计数，类似的用法还包括COUNTIFS、SUMIF等。

简单使用如下：

计数时使用较复杂的条件如下：

显然，有多个条件时，可以分别计数再进行算术计算。

有多个条件要满足时，还可以使用COUNTIFS，如下：

此时可以根据多个条件进行计数。

4.COUNTIF应用

重复验证

很多时候会出现重复数据，这是可以对数据进行计数，如果计数大于1则说明出现了重复。

如下：

可以看到，数据为文本型数据，在进行计数时会根据前15位进行计数，因此在对A3、A11、A12进行计数时会重复，此时可以通过在后面连接通配符解决。

还可以限制输入重复数据，这是结合数据验证实现的，如下：

报名统计

有一个联系人名单，其中有部分已报名，也有对应的名单，根据已报名名单对所有联系人名单进行统计，是否报名，如下：

显然，很快自动统计出是否报名；
这是通过IF和COUNTIF结合使用实现的，Excel中结合各种工具可以实现很丰富的功能。

还可以填充颜色，需要使用到条件格式：

可以看到，对符合条件的数据进行了筛选；
同时数据发生变化时，结果也会同步变化。

5.SUMIF

和COUNTIF类似，SUMIF是根据条件进行求和的，简单使用如下：

待求和数据所在的列和条件所在的列不是同一列时，稍微复杂一点，如下：

显然，此时需要传递3个参数，才能求和。

还可以根据多个条件进行求和，有多种方式，一种方式是增加辅助列拼接两个条件，再进行求和，如下：

可以看到，计算出来的结果是依赖于辅助列的，如果删除或修改辅助列，结果也会发生变化。

还有一种方式是直接使用SUMIFS函数，如下：

显然，得到了同样的结果。

还可以进行更加灵活的使用，如简写参数，如下：

此时也可以求出结果，这范围选择了全部数据，才可以这么简写，一般条件下应该慎重选择这种方式。

对于一定的库存，需要限制出货量不能超过库存，这也可以通过SUMIF来实现，如下：

显然，实现了通过SUMIF来限制输入的效果。

三、VLOOKUP的使用

1.VLOOKUP的基本用法

Excel中的VLOOKUP函数一般用于在表格或区域中按行查找内容，如下：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num, [range_lookup])

意义如下：

VLOOKUP （你想要查找的内容，要查找的位置，包含要返回的值的区域中的列号，返回近似或精确匹配-表示为 1/TRUE或0/FALSE）

通俗一点，参数即为找什么、去哪找、具体结果、精确/模糊；
会从查找区域的最左边的列查找；
当存在多条满足条件的记录时，只能返回第1条满足条件的记录；
区域包括所有查找部分以及结果部分。

简单使用示意如下：

再如：

显然，可以实现查找。

vlookup还可以实现嵌套查找，即联合两张表查找，如下：

显然，通过嵌套VLOOKUP，实现了两张表的联合查找。

也可以实现多匹配，即查找多个条件，可以通过添加辅助列实现，如下：

需要注意，辅助列要加在第一列，否则会查找失败。

2.跨表和跨文件查找

VLOOKUP还可以实现跨表查找，即查询涉及两个或多个工作表。
如下：

有时候要查询的数据在选中的范围中不能完全匹配、而只是其中的一部分，此时可以选择拼接通配符字符串。
如下：

除了跨表，还可以实现跨文件，如下：

3.模糊查找

之前都是的查找方式都是精确查找，即最后一个参数为0，其实还可以为1，即模糊查找。

模糊查找可以用于区间查找，需要区间是有序的，查找的原理是二分查找。
如下：

还可以用于打标签，如下：

4.文本VLOOKUP和HLOOKUP

在进行查找时，如果被查找的数据或者选中的区域中有文本形式的数字时，需要进行类型转换，如：
数字转换成文本时，用连字符连接一个空字符串；
文本转化成数字时，用*1、+0、--等方式。

如下：

显然，是通过if条件判断来实现的；
同时需要转换数据类型。

除了VLOOKUP用于纵向查找，还有HLOOKUP用于横向查找，两者可以结合使用。
如下：

显然，使用了HLOOKUP后，可以实现同步更新。

5.Match和Index

Match和VLOOKUP用法类似，返回的是行和列的序号；
Index用于根据行和列查找数据；
两者可以结合使用，先用Match定位，再用Index查找，这比VLOOKUP的应用更广，可以进行反向查找，即要查找的数据不在选中区域的第一列。

两者的简单使用如下：

两者结合使用如下：

此时，可以通过后面查找前面，避开了VLOOKUP的限制。

6.返回多列

VLOOKUP也可以和Match结合使用，可以实现返回多列的效果。
如下：

需要注意，这里要使用混合引用，否则会出错。

再如：

VLOOKUP一般只会返回查询到的第一条数据，但是可以增加辅助列为相同数据进行排序、拼接成唯一的值，从而满足VLOOKUP的条件。
如下：

7.数组与多匹配

使用数组的方式实现VLOOKUP的多匹配，如下：

需要注意，此时因为涉及到数组，不能直接按Ctrl，而应该是Ctrl+Shift+Enter，才能正常查询到值；
=VLOOKUP(E4&F4,IF({1,0},A2:A13&B2:B13,C2:C13),2,0)中，IF({1,0},A2:A13&B2:B13,C2:C13)即是一个数组，包含两列，第一列是A列和B列的连接，第二列是C列，如下：

可以看到，利用公式和函数隐性地生成了两列的数组。

还可以生成其他形式的数组，如下：

需要注意，都是按Ctrl+Shift+Enter得出的。

这可以用于求各行乘积的总和，而不需要先计算各行的乘积，如下：