传统的门卫登记大多数都采用的是纸质登记，但是纸质登记不易长久保存，而且登记的内容也不够全面。有时候需要我们查询某一个时间访客资料的时候，需要人工查询，非常麻烦。而来访登记系统却能非常顺利的解决这些问题，外来人员管理系统管理访客资料更容易，更安全。
因为外来人员管理系统采用的是现在智能化的保存方式，代替了纸质登记，同时它的储存量大，可以保存海量数据。外来人员管理系统用于管理外来人员和车辆的信息审核与登记，并可以根据被访人的位置限制访客的通行区域。
功能一 证件识别
系统能够自动识别并填写访客的证件信息，支持：二代身份证、驾驶证、行驶证、军官证、士兵证等。
功能二 图像采集
系统能够自动记录访客的证件照片、证件免冠照、现场登记照片，并与登记记录一同存档。
功能三 电话控制
自动拨号：值班员可以根据访客提供的被访人电话，自动拨号通话核实。
号码验证：当被访人电话为本单位的内部号码时，系统自动显示被访人信息。
通话录音：与被访人电话核实过程，全程录音，并与登记记录共同存档。
功能四 预约登记
本单位人员可以通过多种方式对未到来的访客进行预约登记，方便访客更便捷的进入营院。
平台预约：被访人可以通过WEB平台，提交访客的身份信息。
电话预约：公布院内传达室的固定电话，被访人通过拨打电话预约登记，通话过程全程录音。
短信预约：使用经过授权的本单位人员手机号，按照指定的格式发送短信，即可预约来访。
功能五 统计分析
系统支持多种统计分析功能，包括但不限于：访客状态、登记记录、通行记录、被访人接待率、访客访问率等。
外来人员管理系统的这些功能深受人们的欢迎。该机器安装使用，让访客的资料信息的保存年限变得更加长久，更加的方便，访客信息管理得更好。