【交接文档】如何写好工作交接文档

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反驳不需要写文档的言论

有很多工程师都持有一个观点:“不用看(写)文档,文档都在代码里”,还有一部分人认为,文档容易过时,很难跟上代码的更新节奏,因而没有必要写文档。

  • 接手业务的时候吐槽别人不写文档,交接业务的时候又觉得这东西无需解释,根本不需要文档。
  • 对此,首先我个人认为涉及代码细节的部分确实没必要写文档,但是对于总体的设计和业务的变更是绝对需要写文档的。有些人觉得文档有过时问题,那是因为他们没有引入版本(ChangeLog)的概念,过时的文档本身就是业务历史的一部分,我在接手一个业务的时候,常常就需要这些历史信息来辅助理解。

什么算好的技术文档

  • 好的技术文档 的核心是 敏捷 。一方面,好的的技术文档是高度可维护的并且经常维护
    的,比如新增了一些功能,文档的作者能够快速更新文档,文档的读者能及时获取更新;另一方面,好的技术文档是易理解 的,更详细来说要表述准确、结构清晰、排版美观、风格统一。

了解受众

  • 在撰写交接文档前,先确定受众群体,比如是同事、上级、客户等,以便确定交接内容和语言风格

交接清单

  • 将要交接的工作或项目列成清单,尽可能详细地描述每一项。除了任务名称外,还应包括责任人、重要截止日期、工作进度、相关文件等信息,确保不遗漏任何关键信息。

背景资料

  • 为了让接手人可以更好地理解项目或工作的背景和重要性,提供一些背景资料和历史记录是必要的。这可以包括之前的会议记录、相关邮件、数据报告、文档地址等。

说明书

  • 对于每个任务或项目,提供清晰明了的说明,包括具体步骤、所需资源、相关方面的联系人等。避免使用过于专业的术语,以免造成误解。

考虑特殊情况

  • 在编写交接文档时,要考虑到可能出现的特殊情况,如紧急情况、技术故障等,又或者日常问题处理提供相应的应对方案。

撰写结构化

  • 将交接文档组织成易于阅读和查找的结构,可以按照任务或项目进行分类,也可以按时间顺序排列。添加目录和页码使得接手人能够快速找到所需信息。

审核与更新

  • 在完成交接文档后,务必进行审核,确保没有遗漏或错误信息。同时,在日常工作中,不断更新和完善交接文档,以保证其时效性和准确性。

和平愉快

职场中,离职是我们经常遇到的问题,而离职前的工作交接对我们许多人来说,也是司空见惯的事情。不过,有时看似走一走过场的工作交接,其实并不是那么简单,稍不注意就会给自己、给公司带来不同程度的麻烦,需要我们妥善地处理好,以免“节外生枝”。

  • 离职前的工作交接,是一项工作流程,也是一次情商互动。
  • 接收工作之人,既需要细心地查找解决工作交接时可能出现的疏漏的环节,也需要周全地与对方搞好人际关系,做到交接的是工作,融洽的是感情,一举两得,两全其美

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转载自blog.csdn.net/u010800804/article/details/129916002
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